Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 17.11.2023

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Universität Bern
Beschaffungsstelle/Organisator: Universität Bern, Verwaltungsdirektion, Finanzabteilung,  zu Hdn. von Brigitte Aebi, Hochschulstrasse 6,  3012  Bern,  Schweiz,  Telefon:  +41 (0)31 684 82 80,  E-Mail:  brigitte.aebi@unibe.ch,  URL www.fin.unibe.ch

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Universität Bern, Verwaltungsdirektion, Finanzabteilung,  zu Hdn. von Mailis Riim, Hochschulstrasse 6,  3012  Bern,  Schweiz,  Telefon:  +41 (0)31 684 53 45,  E-Mail:  mailis.riim@unibe.ch

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

30.11.2023

Bemerkungen: Es wird gemäss Ausschreibungsunterlagen - Rahmendokument, Kapitel 5 (Terminplan) eine Fragerunde durchgeführt. Direkte Kontakte zwischen den Anbietenden und den zuständigen Personen bei der Vergabestelle sind nicht vorgesehen. Fragen sind ausschliesslich im simap-Forum in der für das Angebot vorgesehenen Sprache zu stellen und werden dort, für alle Anbietenden ersichtlich, beantwortet.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 29.12.2023 Uhrzeit: 23:59, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Das Angebot muss zur Wahrung der Frist in Papierform (einfach) und rechtsgültig unterschrieben bis am 29.12.2023, 23:59 Uhr der Schweizerischen Post übergeben worden sein. Zur Wahrung dieser Frist ist der Poststempel massgebend. Zusätzlich sind sämtliche Angebotsunterlagen in elektronischer Form auf einem USB-Stick einzureichen. Die Verwendung von Fax oder E-Mail ist unzulässig (Art. 42 Abs. 2 VRPG).

1.5 Datum der Offertöffnung:

08.01.2024, Ort:  Bern, Bemerkungen:  Die Öffnung der Angebote erfolgt durch mindestens zwei Vertreter der Auftraggeberin und ist nicht öffentlich. Über die Öffnung der Angebote wird ein Protokoll erstellt.

1.6 Art des Auftraggebers

Kanton

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.2 Projekttitel der Beschaffung

SAP-Implementierungspartner für die Universität Bern

2.4 Aufteilung in Lose?

Nein

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	72000000 - IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Mit dem vorliegenden Beschaffungsverfahren wird ein Implementierungspartner für die Erbringung von Beratungs- und Informatikdienstleistungen für die Universität Bern im Zusammenhang mit der Einführung des ERP-Systems SAP S/4HANA evaluiert. Die Hauptaufgabe des Zuschlagsempfängers wird es sein, die Spezifikation, Realisierung und Einführung des ERP-Systems zu leiten sowie anschliessend Wartung, Support und Weiterentwicklung zu gewährleisten.

Die Einführung des ERP-Systems erfolgt in drei Etappen.
In der ersten Etappe werden die Basisfunktionalitäten eingeführt, die heute durch die Konzernapplikation FIS (Finanzinformationssystem) erbracht werden. Diese Basisfunktionalitäten sind Finanzen, Controlling und Logistik und sollen per 01.01.2026 produktiv sein.
In der zweiten Etappe sind der Ausbau von Reportingfunktionalitäten sowie Optimierungen und Harmonisierungen vorgesehen.
Für die dritte Etappe sind Erweiterungen von SAP-Applikationen geplant.

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Universität Bern, CH-3012 Bern

2.8 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 25.03.2024, Ende: 31.12.2030

Dieser Auftrag kann verlängert werden: Ja

Beschreibung der Verlängerungen: Allfällige freihändige Folgeaufträge nach Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB

2.9 Optionen

Ja

Beschreibung der Optionen: Umsetzung der in Etappe 2 und Etappe 3 vorgesehenen ERP-Erweiterungen inkl. deren Wartung und Support.

2.10 Zuschlagskriterien

Aufgrund der in den Unterlagen genannten Kriterien

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

2.13 Ausführungstermin

Beginn 25.03.2024 und Ende 30.12.2030

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

Die Anbieter müssen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Teilnahme an Beschaffungsverfahren gemäss Art. 44 IVöB erfüllen.

3.2 Kautionen / Sicherheiten

Keine

3.3 Zahlungsbedingungen

Gemäss den Ausschreibungsunterlagen - Rahmendokument, Kapitel 3.1.2 und dem Vertragsentwurf.
Für die Durchführung der im Rahmen der Spezifikation vorgesehenen Leistungen gemäss Leistungsbeschrieb offeriert die Anbieterin ein verbindliches Kostendach.
Für die weiteren Leistungen (GL02, GL03) führt die Anbieterin eine Aufwandschätzung durch und gibt für ihre Leistungen gemäss dem Preisblatt ein Kostendach an. Ferner bestätigt sie, dass sie alle vorgesehenen Leistungen gemäss ihrem Informationsstand zum Zeitpunkt der Ausschreibung im Rahmen des vorgesehenen Kostendachs umsetzen kann.

3.4 Einzubeziehende Kosten

Das Angebot ist in Schweizer Franken inkl. und exkl. MwSt. auszuweisen. Dabei sind die Vorgaben im Preisblatt (Anhang 2) zu beachten.

3.5 Bietergemeinschaft

Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen.

3.6 Subunternehmer

Die Anbietenden müssen als Generalunternehmung für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen auftreten.

Der Beizug von Subunternehmen ist grundsätzlich erlaubt. Dies sind Unternehmen, die einen Teil der beschafften Leistung selbstständig erbringen. Unternehmen, die bloss einzelne Arbeitsleistungen erbringen, sind nicht Subunternehmen.

Die Anbietenden müssen der Vergabestelle mit dem Angebot eine Liste aller Subunternehmen einreichen, welche sie für die Erbringung ihrer Leistungen hinzuziehen wollen. Von den Subunternehmen sind dieselben Nachweise einzureichen, welche auch die Anbietenden beibringen muss (Art. 26 Abs. 1 IVöB 2019).

Darüber hinaus behält sich die Vergabestelle vor, zu prüfen, ob die Subunternehmen die für ihre Leistungen relevanten Vergabekriterien erfüllen.

Die Zuschlagsempfängerin bleibt für die Dauer ihrer Leistungserbringung die einzige Vertragspartnerin des Auftraggebers und ist ihm gegenüber alleine verantwortlich. Der Auftraggeber schliesst keine direkten Verträge mit Subunternehmen ab. Die Zuschlagsempfängerin trägt die Verantwortung dafür, dass sie allfällige Geschäftsbedingungen ihrer Subunternehmen bei der Erstellung ihres Angebots berücksichtigt hat.

3.7 Eignungskriterien

Aufgrund der in den Unterlagen genannten Kriterien

3.8 Geforderte Nachweise

Aufgrund der in den Unterlagen geforderten Nachweise

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten: Keine

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Deutsch

Sprache des Verfahrens: Deutsch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

12 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 17.11.2023  bis  29.12.2023
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch
Weitere Informationen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Als Grundlage für die Angebote dienen ausschliesslich die Ausschreibungsunterlagen und ihre Anhänge sowie die Erläuterungen des Auftraggebers im Forum von simap.ch.

3.13 Durchführung eines Dialogs

Nein

4. Andere Informationen

4.1 Voraussetzungen für Anbieter aus Staaten, die nicht dem WTO-Beschaffungsübereinkommen angehören

Keine

4.2 Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Schweizerischen Informatikkonferenz (SIK), Ausgabe 2020
Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kantons Bern über die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) bei der Erbringung von Informatikdienstleistungen V3.0 (AGB ISDS)

4.3 Begehungen

Es werden keine Verhandlungen geführt.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Wenn der Auftrag nach dem Zuschlag nicht ausschreibungs- oder vertragsgemäss ausgeführt wird, oder wenn der Vertrag nach dem Zuschlag nicht abgeschlossen werden kann oder vorzeitig beendigt wird, ist der Auftraggeber berechtigt, den Zuschlag zu widerrufen (Art. 44 Abs. 1 Bst. a IVöB 2019) oder den Auftrag ohne neue Ausschreibung dem Anbieter mit dem am nächstbesten bewerteten Angebot zu vergeben.

Der Auftraggeber behält sich vor, Folgeaufträge, die sich auf den vorliegenden Auftrag beziehen, im freihändigen Verfahren an den Zuschlagsempfänger zu vergeben (Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB).

Der Vertragsabschluss erfolgt unter dem Vorbehalt der Genehmigung des Budgets und der Erteilung der Ausgabenbewilligung durch die Universitätsleitung.

Für die Nachforderung allfällig vergessener einzelner Nachweise zur Eignung und zu den generellen Teilnahmebedingungen oder Unterschriften wird die Vergabestelle per E-Mail eine angemessene Nachfrist ansetzen. Vorbehalten bleibt der Ausschluss von Angeboten, in denen mehrere Nachweise, Unterschriften oder andere zwingende Inhalte fehlen.

Durch die Teilnahme an der Ausschreibung erwerben sich die Anbieter keinerlei Rechte auf Ausführung oder Vergütung irgendwelcher Art.

Alle Anbietenden mit Sitz im Ausland haben ein Zustellungsdomizil in der Schweiz anzugeben, an welches Verfügungen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens per Briefpost zugestellt werden können. Der Auftraggeber behält sich andernfalls vor, von der formellen Zustellung abzusehen und Verfügungen nur auf simap.ch zu publizieren (Art. 51 Abs. 1 IVöB 2019) oder brieflich zu eröffnen.

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Diese Ausschreibung kann innert 20 Tagen seit der Publikation auf www.simap.ch mit Beschwerde bei der Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern, Rechtsdienst, Sulgeneckstr. 70, 3005 Bern angefochten werden. Eine allfällige Beschwerde muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten. Diese Publikation und greifbare Beweismittel sind beizulegen.