Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 09.03.2018

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Eidgenössisches Personalamt EPA
Beschaffungsstelle/Organisator: Eidgenössisches Personalamt EPA, Eigerstrasse 71,  3003  Bern,  Schweiz,  E-Mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Bundesamt für Bauten und Logistik BBL
Dienst öffentliche Ausschreibungen,  zu Hdn. von Projekt (18032) 614 Saläradministration Honorarbeziehende, Fellerstrasse 21,  3003  Bern,  Schweiz,  Fax:  +41 58 463 26 98,  E-Mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

23.03.2018

Bemerkungen: Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 18.04.2018 Uhrzeit: 23:59, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel).
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per Fax (Fax Nr. gemäss Ziff. 1.2 vorstehend) an die Auftraggeberin zu senden.
Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung
sicherzustellen.
Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurück gesandt.

1.5 Datum der Offertöffnung:

24.04.2018, Bemerkungen:  Die Offertöffnung und das Öffnungsprotokoll sind nicht öffentlich.

1.6 Art des Auftraggebers

Bund (Zentrale Bundesverwaltung)

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.1 Dienstleistungskategorie CPC:

[6] Finanzielle Dienstleistungen (a) Versicherungsleistungen (b) Bankenleistungen und Wertpapiergeschäfte

2.2 Projekttitel der Beschaffung

(18032) 614 Saläradministration Honorarbeziehende

2.3 Aktenzeichen / Projektnummer

(18032) 614

2.4 Aufteilung in Lose?

Nein

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	79211110 - Lohn- und Gehaltsabrechnung,
	79200000 - Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Pro Jahr vergibt die Bundesverwaltung externe Dienstleistungsaufträge im Umfang von 40 bis 50 Millionen Franken an rund 6‘000 unselbstständig erwerbende Personen, den sogenannten Honorarbeziehenden (HB). Diese verursachen beträchtlichen administrativen Aufwand, denn die Bundesverwaltung ist nach dem Sozialversicherungsrecht Arbeitgeber und somit für die ordnungsmässige Abrechnung der Beiträge an die Sozialversicherung verantwortlich. Mit der Auslagerung der Saläradministration der Honorarbeziehenden soll die gesetzeskonforme Abrechnung der Sozial- und Unfallversicherungs- sowie PK-Beiträge garantiert und kostspielige Anpassungen am Personalinformationssystem IPDM vermieden werden. Die heutige Auftragnehmerin darf auch ein Angebot abgeben.

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Ganze Schweiz, mehrheitlich Bern.

2.8 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01.01.2019, Ende: 31.12.2025

Dieser Auftrag kann verlängert werden: Nein

2.9 Optionen

Ja

Beschreibung der Optionen: Laufzeit nach Ziffer 2.8 aufgeteilt in Grundauftrag (01.01.2019 - 31.12.2023) und optionale Vertragsverlängerung (01.01.2024 - 31.12.2025).
Mengenoption: zusätzlich 1‘500 Ersterfassungen pro Jahr / zusätzlich 4‘000 Auszahlungen pro Jahr.

2.10 Zuschlagskriterien

ZKQP Preise und Konditionen  Gewichtung 50% 
ZKQ1 Referenzen Vertrautheit mit Outsourcing von Saläradministration  Gewichtung 10% 
ZKQ2 Praktische Berufserfahrung der Mandatsleitung und Stellvertretung  Gewichtung 10% 
ZKQ3 Volumen der verwalteten Salärempfängern nach Schweizer Sozialversicherungsrecht  Gewichtung 5% 
ZKQ4 Ausgewiesene Qualifikation des Teams  Gewichtung 5% 
ZKQ5 Praktische Berufserfahrung des Teams  Gewichtung 5% 
ZKQ6 Leistungen Service Desk  Gewichtung 5% 
ZKQ7 Datenaustausch mit PUBLICA  Gewichtung 5% 
ZKQ8 Überführung  Gewichtung 5% 
Erläuterungen:  Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 4 und 5 der Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

2.13 Ausführungstermin

Bemerkungen: Grundauftrag: Q1/2019-Q4/2023
Optionale Vertragsverlängerung: Q1/2024-Q4/2025
Sofern die Überführung gem. Kapitel 3.2.3 des Pflichtenhefts notwendig ist, beginnt die Laufzeit im Q4/2018.

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

keine

3.2 Kautionen / Sicherheiten

keine

3.3 Zahlungsbedingungen

Die Salärabrechnung durch den Anbieter erfolgt mind. zweiwöchentlich als E-Rechnung an die betroffenen Verwaltungseinheiten. Rechnungsstellung und Zahlung erfolgen in Schweizer Franken. Die Zahlungsfrist beträgt 15 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto. Korrekte Rechnungsstellung mittels E-Rechnung vorausgesetzt.

Die Leistungsabrechnung des Anbieters erfolgt monatlich als E-Rechnung an die betroffenen Verwaltungseinheiten. Rechnungsstellung und Zahlung erfolgen in Schweizer Franken. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto. Korrekte Rechnungsstellung mittels E-Rechnung vorausgesetzt.

Informationen der Bundesverwaltung zur E-Rechnung finden Sie auf folgender Webseite: http://www.e-rechnung.admin.ch/index.php

3.4 Einzubeziehende Kosten

Sämtliche Kosten, die während des Vertragsverhältnisses entstehen, sind ins Verrechnungsmodell gemäss Pflichtenheft Kapitel 3.3.2.6 mit einzubeziehen. Zu beachten ist, dass diese in CHF anzugeben sind und die Mehrwertsteuer (MwSt) stets separat ausgewiesen sein muss.

3.5 Bietergemeinschaft

Nicht zugelassen.

3.6 Subunternehmer

Sind zugelassen. Zieht der Anbieter zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt er die Gesamtverantwortung. Er führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf. Subunternehmen haben diejenigen Kriterien zu erfüllen, welche für die Ihnen zugewiesenen Rollen notwendig sind.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.

3.8 Geforderte Nachweise

aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.

EK1
Datenschutz und Datensicherheit:
Nachweis, dass der Anbieter über eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 oder über eine gleichwertige Zertifizierung verfügt.
Die Gleichwertigkeit muss von dem Anbieter nachgewiesen werden.

EK2
Einhaltung der Arbeitsbedingungen, der Arbeitsschutzbestimmungen sowie der Lohngleichheit von Frau und Mann
a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen
Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten.
a) Rechtsgültige Unterzeichnung der Selbstdeklaration der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB (Beilage 2_Selbstdeklaration).
Dieser Eignungsnachweis (a) ist von allen Anbietern als Bestandteil des Angebotes einzureichen.
b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann
Anbieter mit mehr als 50 Mitarbeitenden und deren Subunternehmen erster Stufe mit jeweils mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zum Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde.
b) Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann mittels:
- Selbsttest Logib (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/dienstleistungen/selbsttest-tool--logib.html). Das Blatt "Fazit (rtp_fazit)" ist rechtsgültig unterzeichnet einzureichen.
oder
- Kontrollen staatlicher Behörden. Die entsprechende Bestätigung / Zertifikat ist einzureichen.
oder
- Lohngleichheitsanalysen Dritter, sofern das Standardanalysemodell des Bundes (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/themen/arbeit/plattform-lohngleichheit/staatliche-kontrollen-im-beschaffungswesen.html) verwendet wird.
Das EBG führt eine Liste mit Unternehmen und Organisationen, die für Arbeitgebende eine unabhängige und unbefangene Lohngleichheitsanalyse mit dem Standard-Analysemodell des Bundes anbieten (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/themen/arbeit/plattform-lohngleichheit/lohngleichheitsanalysen-durch-dritte.html).
Das entsprechende Schreiben / Zertifikat ist einzureichen.
Dieser Eignungsnachweis (b) ist erst auf Aufforderung innert 10 Kalendertagen, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.

EK3
Akzeptanz der Allg. Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html).

EK4
Akzeptanz des Vertragsentwurfs:
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 6 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Der Anbieter ist bereit, einen Dienstleistungsvertrag über die Mandatsdauer (2019 – 2025) abzuschliessen und eine entsprechende Verpflichtung zur Dienstleistungserbringung einzugehen.

EK5
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag über die vereinbarte Vertragsdauer und das Vertragsvolumen erfüllen zu können.
Nachweis, dass gegen den Anbieter keine Betreibungen bzgl. Sozialabgaben und Steuern laufen.
Handelsregisterauszug und Betreibungsregisterauszug: Amtliches Originaldokument oder amtlich beglaubigte Kopie (nicht älter als 3 Monate); für ausländische Anbieter äquivalentes Dokument.

EK6
Bestätigung der Ausgleichskasse, dass die Beiträge der AHV, IV, ALV und EO in der Vergangenheit fristgerecht bezahlt wurden.
Der Nachweis ist erst zu einem späteren Zeitpunkt nach Einreichen und vor dem Zuschlag auf Verlagen des Auftraggebers zu erbringen; für ausländische Anbieter äquivalentes Dokument.

EK7
Nachweis, dass die angebotene Dienstleistung «Outsourcing von Saläradministration» zu den Kernkompetenzen des Anbieters gehört.

EK8
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben erfüllen zu können.

EK9
Nachweis von drei abgeschlossenen Projekten, bei denen eine vergleichbare Dienstleistung mit vergleichbarer Komplexität nach Schweizer Sozialversicherungsrecht erbracht wurde. Die Referenzen dürfen nicht mehr als 5 Jahre zurück liegen und der Kunde muss mit der Leistung zufrieden sein.

EK10
Nachweis, dass der Anbieter über einen geeigneten Ansprechpartner verfügt, der im Fall der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entschied herbeiführen kann.

EK11
Nachweis, dass die eingesetzten Schlüsselpersonen (Mandatsleitung und deren Stellvertretung, Projektleitung) in deutscher und französischer Sprache kommunizieren können.
Das Sprachniveau beträgt mindestens B2 nach dem gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER).

EK12
Nachweis, dass der Anbieter zum Zeitpunkt der Offertstellung ein vom Verein swissdec zertifiziertes Informationssystem einsetzen kann.

EK13
Nachweis, dass der Anbieter bereit und fähig ist, die Tätigkeiten so auszuüben, dass sie für Revisionszwecke nachvollziehbar sind.

EK14
Nachweis, dass der Anbieter die alleinige Gesamtverantwortung für das Projekt im Sinne eines Generalunternehmers übernimmt; er wird alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers. Zu allenfalls seitens des Anbieters zugezogenen Dritten tritt der Auftraggeber in kein Vertragsverhältnis. Allfällig Beteiligte sind mit den ihnen zugewiesenen Rollen aufzuführen.

EK15
Nachweis, dass der Anbieter zum Zeitpunkt der Offerteinreichung Rechnungen gem. Kapitel 3.3.2.4 und 3.3.2.6 des Pflichtenhefts elektronisch in Form von E-Rechnungen erstellen kann.

EK16
Qualitätssicherung:
Nachweis, dass der Anbieter über eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder über einen gleichwertigen Nachweis verfügt.
Der Anbieter hat die Gleichwertigkeit nachzuweisen.

EK17
Der Anbieter hat den Nachweis zu erbringen, dass er über geeignet qualifizierte und erfahrene Personen verfügt, um die Überführung zum Erfolg zu bringen.

EK18
Der Anbieter hat den Nachweis zu erbringen, dass er nach Ablauf der Vertragsdauer die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellt, um die Datenmigration zu einem neuen Anbieter zu garantieren. Der Anbieter garantiert zudem, dass er in der Übergangszeit die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellt, um die Honorarbeziehenden und die Verwaltungseinheiten zu informieren und zu begleiten.

EK19
Bestätigung, dass der Anbieter für die Verwaltungseinheiten und die Honorarbeziehenden zu den Geschäftszeiten (Mo. bis Fr. von 08.00 – 12.00 und 13.00 – 17.00 (Es gelten die Feiertage gem. Art. 66, Abs. 1, BPV (172.220.111.3) über einen Service Desk telefonisch und per E-Mail erreichbar ist und deren Anfragen innerhalb von 2 Arbeitstagen bearbeitet.
Der Anbieter stellt die Auskunftsbereitschaft im Bereich Service Desk in den Sprachen Deutsch und Französisch sicher.

EK20
Der Anbieter muss über eine Organisation (Service Desk) für die Einführung der Services und zur laufenden Betreuung des Kunden Bundesverwaltung verfügen.

EK21
Der Anbieter hat den Nachweis zu erbringen, dass er zum Zeitpunkt der Offerteinreichung in der Lage ist, die Beitrags- und Mutationsmeldungen an PUBLICA in elektronischer Form auf die im Dokument „Beschreibung Personalschnittstelle, Version 1.5“ (Anhang 2) spezifizierte Weise zu liefern.

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten: Keine

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Deutsch, Französisch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

180 Tage ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 09.03.2018
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch
Weitere Informationen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.

4. Andere Informationen

4.1 Voraussetzungen für Anbieter aus Staaten, die nicht dem WTO-Beschaffungsübereinkommen angehören

keine

4.2 Geschäftsbedingungen

Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand September 2016).
Abrufbar unter www.bbl.admin.ch – Rubrik Dokumentation – AGB

4.3 Begehungen

Bleiben vorbehalten. Die Vergabestelle führt keine Preisverhandlungsrunden durch. Nur falls besondere Umstände wie die Klärung oder Konkretisierung der Anforderungen es erfordern und die Vergabestelle mit der Einladung zu allfälligen Verhandlungen es ausnahmsweise ausdrücklich zulässt, erhalten die Anbieter Gelegenheit die Preise anzupassen.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten.
Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) „Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften“ ist unterzeichnet dem Angebot beizulegen.

4.6 Sonstige Angaben

Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.

Die Auftraggeberin behält sich vor, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Überführung
Der Anbieter stellt die für die Überführung nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung und zeigt auf wie er die Datenmigration durchführen will. Auf den Zeitpunkt der Überführung erstellt die Auftraggeberin pro VE einen elektronischen Auszug der Stammdaten der Honorarbeziehenden auf Basis der Daten des bisherigen Dienstleisters (Aktive Honorarbeziehende 2018). Die Stammdaten werden anschliessend dem Anbieter auf einem Datenträger zusammen mit den Verträgen und den Personalienblätter (in Papierform) übergeben. Der Anbieter konsolidiert während der Überführung die Personalstammdaten aller VE pro Honorarbeziehenden (identifiziert durch die Sozialversicherungsnummer). Der Anbieter garantiert eine friktionsfreie Überführung und zeigt auf, wie hoch der Aufwand seitens der Auftraggeberin ist. Da die Auftraggeberin weder fürs Testen noch für die Datenmigration personelle Ressourcen besitzt, sind die entsprechenden Ressourcen im Preisblatt durch den Anbieter zu offerieren.

Förderung des Wirtschaftlichkeitsprinzips
Es gilt zu beachten, dass die bisherige Auftragnehmerin diese Kosten für die Überführung bereits übernommen hat. Die Kosten für die Überführung sind vom Anbieter zu tragen. Somit steht es jedem Anbieter frei, die konkret für ihn geltenden Kosten im Preisblatt auszuweisen.

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.