Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 31.05.2018

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Region Oberaargau
Beschaffungsstelle/Organisator: Vorstand Region Oberaargau,  zu Hdn. von Destinationsmarketing Oberaargau – Nicht öffnen - Offertunterlagen, Jurastrasse 29,  4901  Langenthal,  Schweiz,  E-Mail:  region@oberaargau.ch,  URL www.oberaargau.ch

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Adresse gemäss Kapitel 1.1

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

28.06.2018

Bemerkungen: Fragen sind in deutscher Sprache unter www.simap.ch im "Forum einzureichen. Sie werden bis am 4. Juli 2018 allen Bezügern der Ausschreibungsunterlagen gleichlautend unter www.simap.ch im "Forum" beantwortet. Nach dem 28.06.2018 eintreffende Fragen werden nicht mehr beantwortet.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 18.07.2018 Uhrzeit: 17:00, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Es sind 2 Exemplare des Angebots (der Angebotsunterlagen) in Papierform und 1 in elektronischer Form (USB-Stick) einzureichen.

Einreichung auf dem Postweg:
A-Post (Datum Poststempel einer Schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle; Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Die Anbieter bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Verspätete Angebote werden nicht mehr berücksichtigt. Auf dem Couvert ist neben der Projektbezeichnung deutlich der Vermerk "Nicht öffnen - Offertunterlagen" anzubringen.

Übergabe an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land, während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung, übergeben.
Die Anbieter sind in diesem Fall verpflichtet, die Empfangsbestätigung vor dem Abgabetermin per E-Mail der Beschaffungsstelle zu senden.

Auf Angebote, die per E-Mail oder Fax zugestellt werden, wird nicht eingetreten!

1.5 Datum der Offertöffnung:

20.07.2018, Uhrzeit:  10:00, Ort:  Jurastrasse 29, 4901 Langenthal, Bemerkungen:  Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich

1.6 Art des Auftraggebers

Andere Träger kommunaler Aufgaben

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.1 Dienstleistungskategorie CPC:

[27] Sonstige Dienstleistungen

2.2 Projekttitel der Beschaffung

Destinationsmarketing Oberaargau

2.3 Aktenzeichen / Projektnummer

171878

2.4 Aufteilung in Lose?

Nein

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	79000000 - Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit,
	92000000 - Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport,
	63000000 - Hilfs- und Nebentätigkeiten im Bereich Verkehr; Reisebürodienste

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Grundangebot:
- Leistungserbringung gem. Jahreszielen & Schwerpunkten
- Kommunikation/Auftritt gegen aussen (Betreuung, laufende Aktualisierung Webseite myoberaargau.com, Social Media)
- Definierte Ansprechperson für sämtliche touristische Belange in Region
- Teilnahme/Vorbereitung Sitzungen Kommission Freizeit, monatliches Reporting: Geschäftsstelle, jährliches Reporting: Jahresbericht & DV
- Sicherstellung Buchungs- & Reservationsstellen (digital und physisch) & allg. tour. Auskünfte, Ansprechzeit mind. 5 Halbtage pro Woche an jedem Wochentag (inkl. Stv.)
- Beratung/Unterstützung/Inhalterarbeitung für Freizeitanbieter
- Grundberatung Gemeinden bei Massnahmen zur Steigerung ihres Freizeitwerts
- Verbinden vorhandener Attraktionen zu «buchbaren Angeboten» (inkl. Gruppen)
- Werbeaktivitäten & PR-Massnahmen
- Betreuung Medienschaffende, Blogger
- Betreuung Label „typisch Bern“, Gewinnung neuer Labelträger
- Organisation 5 (sub)regionale Stakeholder-Workshops

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Der Perimeter umfasst die 46 Gemeinden des bernischen Verwaltungskreises Oberaargau sowie die ausserkantonalen Gemeinden Aeschi SO (Ortsteil Steinhof), Altbüron LU, Pfaffnau LU (Ortsteil St. Urban). Die Sitzungen der Kommission Freizeit sowie das Reporting finden am Geschäftssitz der Region Oberaargau in Langenthal statt.

2.8 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01.01.2019, Ende: 31.12.2021

Dieser Auftrag kann verlängert werden: Ja

Beschreibung der Verlängerungen: 3 x 1 Jahr

2.9 Optionen

Ja

Beschreibung der Optionen: Nebst dem Grundangebot ist ein Angebot für weitere Zusatzaufgaben (Option 1 und Option 2) einzureichen. Deren Vergabe ist von der Kreditbewilligung sowie dem konkreten Bedarf abhängig.
Option 1
Dieses enthält folgende Punkte:
Organisation von Medienreisen
- Organisation von Auftritten an Messen, Ausstellungen und Märkten
- Erstellen von Imagebroschüren
- Grössere Kampagne für die Vermarktung der lokalen Angebote
- Detailberatungen für Gemeinden und Freizeitanbieter, welche 15 Arbeitsstunden über-steigen
- Aufbau eines neuen Webauftrittes mit Inhalten von myoberaargau.com (Responsive Design)
- Mithilfe bei der Vermarktung von überregionalen, kantonalen oder eidgenössischen Anlässen und Festen, welche 15 Arbeitsstunden übersteigen
-Vernetzung und Vermarktung der bestehenden Sportinfrastruktur (z.B. Freibäder, Eis-sportstätten, etc.) und von Sportanlässen
-Zusätzliche Ansprechzeiten (5 ganze Arbeitstage)
Option 2:
Zusätzlich zum Grundangebot und der Option 1 sollen weitere mögliche Aufgaben als Eigenleistungen (Eigenleistungen in der Region, bestehende oder neue Angebote) angeboten werden. Diese weiteren Leistungen können durch Dritte, allenfalls auch die Region Oberaargau zu den angebotenen Konditionen optional und einzeln bezogen werden.
Option 2 enthält folgende Punkte:
-Weitergehende Marketingaktivitäten und Coaching für Hotellerie, Gastro und Freizeitangebote
- Dienstleistungsangebot für die Organisation und Koordination von möglichen Gruppenreisen, Konferenzen, Kongressen oder Retraiten für lokale und auswärtige Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen auch in Zusammenarbeit bestehender Anbieter
- Entwicklung eigener NRP-Projekte im Bereich Freizeit, z.b. zusammen mit der Region Oberaargau
- Beratungen, Koordination und Organisation für Veranstaltungen, Märkte, (Sport-)Anlässe, Hochzeiten in der Region
- Redaktion Magazin Oberaargau, 4 Ausgaben pro Jahr à 20 Seiten
- Vorschlag von mindestens drei weiteren möglichen Eigenleistungen (fliessen materiell in Bewertung für ZK 4 ein)

2.10 Zuschlagskriterien

Preis  Gewichtung 30 
Zusammensetzung Team  Gewichtung 30 
Umsetzungsvorschlag, Chancen & Risiken  Gewichtung 25 
Vorschlag Eigenleistungen  Gewichtung 10 
Präsentation  Gewichtung 5 
Erläuterungen:  Die Angaben betreffend Zuschlagskriterien müssen zusammen mit den vorgegebenen Ange-botsunterlagen eingereicht werden:

ZK1, unterteilt in:
- Honorarangebot Grundangebot (Kostendach als Bruttopreis inkl. Rabatte, Skonti und Spe-sen in CHF), 10%
- Honorarangebot Option 1 (Kostendach als Bruttopreis inkl. Rabatte, Skonti und Spesen in CHF), 10%
- Angebote für Option 2 (Stundenansatz und Kostendach), 10%, unterteilt in Teilangebote, Bewertung gemäss Preisblatt (Beilage 2)

ZK2, unterteilt in:
- Schlüsselpersonen (Fachkompetenz, regionale Kenntnisse, Erfahrung in vergleichbaren Pro-jekten), 10%
- Verfügbarkeit, Stellvertretungsregelung, 5%
- Projektorganisation/Rollenverteilung, 5%
- Referenzprojekte (Vergleichbarkeit Projekt, Aktualität, Umfang), 5%
- Digitale Kompetenz/Kenntnisse (Webprojekte, Social Media, Apps, Buchungsplattformen), 5%

ZK3, unterteilt in:
- Terminplanung Umsetzungsvorschlag mit wesentlichen Meilensteinen und Zieldefinierung, 10%
- Qualität der Offerte (Darstellung, Gliederung, Nachvollziehbarkeit, Transparenz), 5%
- Wesentliche aufgabenspezifische Chancen und Risiken, welche die Auftragserfüllung ge-fährden, erkannt und nachvollziehbar dargelegt/gelöst 5%
- Aufgabenstellung und Rahmenbedingungen richtig erfasst und in ihrer Bedeutung eingeord-net 5%

ZK 4, unterteilt in:
-Synergiepotential mit bestehenden Aufgaben und Projekten für die Region, 5%
-Vorschlag von weiteren Eigenleistungen gemäss Ziffer 2.9 Option 2, 5%

ZK5, unterteilt in:
- Präsentation der Offerte, der Schlüsselpersonen, Vorgehensvorschlag (inkl. Terminplanung) und Beantwortung von offenen Fragen, 5%

Die Bewertungsregeln sind im Pflichtenheft (Punkt 6) festgehalten.

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

Bemerkungen: Die Angebote sind vollständig ausgefüllt einzureichen. Abänderungen am Angebotstext sind nicht zulässig. Teilangebote sind ungültig und scheiden aus der Bewerbung aus.

2.13 Ausführungstermin

Beginn 01.01.2019 und Ende 31.12.2021

Bemerkungen: Verlängerungsoption 3x1 Jahr

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

Gemäss Ausführungen im Pflichtenheft, namentlich gemäss den formellen Vorgaben in Punkt 7.1.

3.2 Kautionen / Sicherheiten

Keine

3.3 Zahlungsbedingungen

30 Tage nach Rechnungseingang bei der Vergabestelle. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich zusammen mit dem Reporting über die geleisteten Arbeiten (Stundenabrechnung) im Rahmen des vorgeschlagenen Kostendachs. Für die monatlichen Reportings sowie die Sitzungen der Kommission Freizeit werden keine Reisespesen vergütet.

3.4 Einzubeziehende Kosten

Die Vergütung und die Preise umfassen sämtliche Leistungen, die in den Ausschreibungsunterlagen genannt und zur Vertragserfüllung notwendig sind.

3.5 Bietergemeinschaft

Zugelassen. Die Federführung muss einem Unternehmen der Bietergemeinschaft übertragen werden. Die weiteren Beteiligten sind in den Angebotsunterlagen bekannt zu geben. Mitglieder der Bietergemeinschaft dürfen nach Eingabe der Offerte nicht ausgewechselt werden.

3.6 Subunternehmer

Zugelassen. Subunternehmer können zu max. 30% beigezogen werden. Sie sind in den Ange-botsunterlagen entsprechend aufzuführen. Die Nachweise nach Art. 20 ÖBV sind durch die Subunternehmen einzureichen.
Angaben betreffend Subunternehmern werden mitbewertet.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Alle wirtschaftlich und technisch leistungsfähigen Firmen, die zudem die nachfolgenden Eignungsnachweise erbringen, sind aufgerufen, ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
E1: Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit
E2: Abgabe eines Firmenportraits mit Organigramm, Rechtsform, Grösse, Anzahl beschäftigte Personen, Marktstellung.
E3: Die 8 Kernkonventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO) sind für Leistungen die im Ausland erbracht werden, zwingend einzuhalten.
E4: Bestätigung, dass die zuständige Ansprechperson des Entscheidungsträgers deutscher Muttersprache ist.
E5: Nachweis einer einzigen Kontaktadresse (Single point of contact) für alle Geschäftsprozesse

3.8 Geforderte Nachweise

aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Es müssen die Eignungsnachweise / Bestätigungen gemäss Beilage 1 sowie Anhang 1 (Selbstdeklarationsformular inkl. Belegen) zusammen mit den vorgegebenen Angebotsunterlagen eingereicht werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.
Die Belege müssen von den Auskunftsstellen (Gemeinden, Kanton, Verbänden, Kassen etc.) unterzeichnet sein, dürfen nicht älter als 1 Jahr sein und haben auszuweisen, dass alle fälligen Prämien bezahlt sind.

Mit dem Selbstdeklarationsformualr sind folgende Nachweise gefordert:
- der paritätischen Berufskommission bezüglich Einhaltung des Gesamtarbeitsvertrags (bei Branchen ohne GAV: Revisionsstelle bezüglich der Einhaltung der orts- und branchenüblichen
Arbeitsbedingungen)
- der Steuerbehörde am Geschäftssitz (Gemeinde-, Kantons- und Bundessteuern) bezüglich Bezahlung aller geschuldeten Steuern.
- der Mehrwertsteuerbehörde bezüglich Bezahlung der geschuldeten Mehrwertsteuer
- der AHV-Ausgleichskasse bezüglich Bezahlung der geschuldeten AHV, IV, EO und ALV Beiträgen
- der Pensionskasse (geschuldete BVG-Beiträge der Arbeitnehmenden)
- des Konkurs- und Betreibungsamtes
- der Suva (oder einer anderen Versicherungsgesellschaft) betreffend Bezahlung der geschuldeten Berufs- und Nichtberufsunfallversicherung
- der Krankentaggeldversicherung, sofern im GAV vorgeschrieben

Sowie:
- gültiges Organigramm
- CV der zuständigen Ansprechperson (falls nicht Muttersprache: Nachweis Deutsch Niveau C1)
- Geschäftsbericht sofern vorhanden

Weitere zweckdienliche Beilagen (bspw. Qualitäts-Siegel und Labels) können freiwillig beigelegt werden, werden aber für die Bewertung nicht berücksichtigt.

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten :   CHF 0.00

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Deutsch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

bis: 31.12.2018

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 31.05.2018  bis  18.07.2018
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch

4. Andere Informationen

4.1 Voraussetzungen für Anbieter aus Staaten, die nicht dem WTO-Beschaffungsübereinkommen angehören

Keine

4.2 Geschäftsbedingungen

Keine

4.3 Begehungen

Über den Preis werden keine Verhandlungen geführt.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Die Auftraggeberin vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeits-bedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.

4.6 Sonstige Angaben

1. Eine Auftragserteilung erfolgt vorbehältlich der Beschaffungsreife des Projektes sowie der Erteilung der Kreditbewilligung;
2. Der Dienstleister die kommerziellen und/oder qualitativen Spezifikationen des Auftragge-bers erfüllt.
3. Die Erarbeitung der Angebote wird nicht vergütet. Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben;
4. Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich
5. Fragen werden ausschliesslich über SIMAP beantwortet.

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Diese Ausschreibung kann innert 10 Tagen nach der ersten Publikation mittels Beschwerde beim Regierungsstatthalteramt Oberaargau, Schloss, 3380 Wangen a. A., angefochten werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen, sie muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten; greifbare Beweismittel sind beizulegen.

Appels d'offres (résumé)

1. Pouvoir adjudicateur

1.1 Nom officiel et adresse du pouvoir adjudicateur

Service demandeur/Entité adjudicatrice: Region Oberaargau
Service organisateur/Entité organisatrice: Vorstand Region Oberaargau, à l'attention de  Destinationsmarketing Oberaargau – Nicht öffnen - Offertunterlagen,  Jurastrasse 29,  4901  Langenthal,  Suisse,  E-mail:  region@oberaargau.ch,  URL www.oberaargau.ch

1.2 Obtention du dossier d´appel d´offres

sous www.simap.ch

2. Objet du marché

2.1 Titre du projet du marché

Destinationsmarketing Oberaargau

2.2 Description détaillée des tâches

Grundangebot:
- Leistungserbringung gem. Jahreszielen & Schwerpunkten
- Kommunikation/Auftritt gegen aussen (Betreuung, laufende Aktualisierung Webseite myoberaargau.com, Social Media)
- Definierte Ansprechperson für sämtliche touristische Belange in Region
- Teilnahme/Vorbereitung Sitzungen Kommission Freizeit, monatliches Reporting: Geschäftsstelle, jährliches Reporting: Jahresbericht & DV
- Sicherstellung Buchungs- & Reservationsstellen (digital und physisch) & allg. tour. Auskünfte, Ansprechzeit mind. 5 Halbtage pro Woche an jedem Wochentag (inkl. Stv.)
- Beratung/Unterstützung/Inhalterarbeitung für Freizeitanbieter
- Grundberatung Gemeinden bei Massnahmen zur Steigerung ihres Freizeitwerts
- Verbinden vorhandener Attraktionen zu «buchbaren Angeboten» (inkl. Gruppen)
- Werbeaktivitäten & PR-Massnahmen
- Betreuung Medienschaffende, Blogger
- Betreuung Label „typisch Bern“, Gewinnung neuer Labelträger
- Organisation 5 (sub)regionale Stakeholder-Workshops

2.3 Vocabulaire commun des marchés publics

CPV:	79000000 - Services aux entreprises: droit, marketing, conseil, recrutement, impression et sécurité,
	92000000 - Services récréatifs, culturels et sportifs,
	63000000 - Services d'appui et services auxiliaires dans le domaine des transports, services des agences de voyages

2.4 Délai de clôture pour le dépôt des offres

Date: 18.07.2018 Heure: 17:00