Appel d'offres

Date de publication Simap: 19.10.2018

1. Pouvoir adjudicateur

1.1 Nom officiel et adresse du pouvoir adjudicateur

Service demandeur/Entité adjudicatrice: Office fédéral des assurances sociales
Service organisateur/Entité organisatrice: Office fédéral des constructions et de la logistique OFCL, Fellerstrasse 21,  3003  Berne,  Suisse,  E-mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.2 Les offres sont à envoyer à l'adresse suivante

Office fédéral des constructions et de la logistique OFCL
Service des appels d'offres,  à l'attention de Projet 18133 eRegress, Fellerstrasse 21,  3003  Berne,  Suisse,  Fax:  +41 58 463 26 98,  E-mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.3 Délai souhaité pour poser des questions par écrit

02.11.2018

Remarques: Pour toutes questions concernant l’établissement de l’offre, nous vous prions de nous transmettre vos demandes de manière anonyme par l’intermédiaire du forum aux questions sous www.simap.ch.
Toutes les questions tardives ne pourront être traitées. Lorsque les réponses sont publiées sur www.simap.ch, les soumissionnaires en sont immédiatement avertis par courriel.

1.4 Délai de clôture pour le dépôt des offres

Date: 28.11.2018 Heure: 23:59, Délais spécifiques et exigences formelles:  Remarques sur le dépôt des offres: Lieu de la remise de l’offre: selon chiffre 1.2
a)
Pour remise à la réception des marchandises de l’OFCL (par le soumissionnaire lui-même ou par coursier): l’offre doit être remise au plus tard à la date de clôture indiquée ci-dessus, pendant les heures d’ouverture de la réception des marchandises (08.00h-12.00h et 13.00h-16.00h) contre accusé de réception de l’OFCL.
b)
Remise par voie postale: le sceau postal ou le justificatif avec code à barres d’un office de poste suisse ou étranger reconnu officiellement est déterminant pour la date de remise (l’affranchissement par une machine d’entreprise n’est pas reconnu comme sceau postal).
c)
Remise de l’offre à une représentation diplomatique ou consulaire suisse à l’étranger: les soumissionnaires étrangers peuvent remettre leur offre au plus tard à la date de remise ci-dessus à une représentation diplomatique ou consulaire de la Suisse dans leur pays, pendant les heures d’ouverture, contre une confirmation de réception. Ils ont l’obligation d’envoyer cette confirmation par fax (no. fax selon chiffre 1.2) au pouvoir adjudicateur.
Le soumissionnaire doit s’assurer dans tous les cas qu’il dispose de la preuve de remise de l’offre dans les délais.
Les offres remises en retard ne peuvent plus être prises en considération et seront renvoyées à l’expéditeur.

1.5 Date de l’ouverture des offres:

04.12.2018, Remarques:  L'ouverture des offres et le procès-verbal relatif à cette dernière ne sont pas publics.

1.6 Genre de pouvoir adjudicateur

Confédération (Administration fédérale centrale)

1.7 Mode de procédure choisi

Procédure ouverte

1.8 Genre de marché

Marché de services

1.9 Marchés soumis aux accords internationaux

Oui

2. Objet du marché

2.1 Catégorie de services CPC:

[7] Traitement des données et activités apparentées

2.2 Titre du projet du marché

18133 eRegress

2.3 Référence / numéro de projet

18133

2.4 Marché divisé en lots?

Non

2.5 Vocabulaire commun des marchés publics

CPV:	72260000 - Services relatifs aux logiciels

2.6 Objet et étendue du marché

Le secteur Recours de l’OFAS et ses domaines de compétence s’occupent des recours contre les tiers responsables et utilise une application qui doit être remplacée. Le présent appel d’offres sert à trouver un soumissionnaire compétent qui pourra se charger du développement, de l’assistance, de la maintenance et des extensions futures de la nouvelle application eRegress avec les fonctionnalités suivantes: traitement électronique du courrier entrant via sedex ou courriel, numérisation de documents papier, gestion des dossiers, des documents avec aperçu des documents, processus métier, gestion des partenaires commerciaux, création de documents, gestion des résultats et des modèles, établissement de rapports, authentification à deux facteurs intégrée dans les services eIAM de la Confédération. L’application doit reposer sur une base de données et être compatible avec les mandats. eRegress est conçue comme une application web.

2.7 Lieu de la fourniture du service

Berne

2.8 Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique

Début: 01.05.2019, Fin: 31.10.2030

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: Non

2.9 Options

Oui

Description des options : La durée du contrat indiquée au chiffre 2.8 recouvre la durée du mandat de base (01.05.2019 - 31.10.2019) et la durée en option (01.11.2019 - 31.10.2030). Option 1 : Spécification détaillée des exigences supplémentaires / Option 2.1 : Mise en place du système eRegress / Option 2.2 : Licences de développement / Option 2.3 : Assistance et maintenance des licences (développement) / Option 2.4 : Migration des données et des documents provenant de l’ancienne application FaVe / Option 2.5 : Formation / Option 2.6 : Extensions visant à remplir des exigences supplémentaires / Option 3 : Migration des anciennes applications de quatre mandants supplémentaires / Option 4 : Licences, assistance et maintenance en vue de l’exploitation / Option 5 : Maintenance du logiciel spécifique de l’application / Option 6 : Extensions et changements

2.10 Critères d'adjudication

CAd01 : Prix  Pondération 35% 
CAd02 : Références des personnes-clés (Expérience dans le rôle)  Pondération 10% 
CAd03 : Qualité conceptuelle de la solution proposée par élément  Pondération 40% 
CAd04 : Chances de réalisation, conception et structure de la solution proposée pour le système dans son ensemble  Pondération 10% 
CAd05 : Présentation de la solution élaborée dans un but de plausibilisation  Pondération 5% 
Commentaires:  Les critères d'adjudication détaillés se trouvent dans les annexes 4 et 6 des documents d'appel d'offres.

2.11 Des variantes sont-elles admises?

Non

2.12 Des offres partielles sont-elles admises?

Non

2.13 Délai d'exécution

Remarques: Début T2 2019, fin T4 2030

3. Conditions

3.1 Conditions générales de participation

aucune

3.2 Cautions/garanties

aucune

3.3 Conditions de paiement

Le montant net de la facture électronique établie en bonne et due forme, en francs suisses et augmenté de la TVA, est payé dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture. Vous trouverez de plus amples informations concernant la facturation électronique sur le site Internet suivant:
www.ofcl.admin.ch – rubrique l‘OFCL – e-facture

3.4 Coûts à inclure dans le prix offert

Tous les prix doivent être indiqués en francs suisses, hors TVA. Les prix hors TVA incluent en particulier les assurances, les frais, les cotisations sociales etc.

3.5 Communauté de soumissionnaires

Pas admises

3.6 Sous-traitance

Est admise. Si le soumissionnaire fait appel à des sous-traitants pour l'exécution des prestations, il assume la responsabilité générale du projet. Il indique les noms et les rôles de tous ses sous-traitants.

3.7 Critères d'aptitude

conformément aux critères suivants:
Toutes les entreprises disposant de la capacité économique nécessaire et pouvant apporter les justificatifs requis selon le chiffre 3.8 sont invitées à déposer une offre en francs suisses (CHF).

3.8 Justificatifs requis

Conformément aux justificatifs suivants:
Les preuves de qualification énumérées ci-après doivent être fournies dans leur intégralité et sans restriction, ni modification en même temps que l’offre, car autrement il ne sera pas entré en matière sur cette dernière.

Cdq01 Capacité économique / financière
Le soumissionnaire dispose de la capacité économique / financière nécessaire à l'exécution du mandat.
Justificatif: Extrait du registre des poursuites ne datant pas de plus de 3 mois au moment où l’adjudicateur le demande. Pour les soumissionnaires étrangers, document officiel étranger équivalent établi récemment.
N. B.: le pouvoir adjudicateur vérifie les extraits de l’index central des raisons de commerce (www.zefix.ch) au format électronique.
Pour les soumissionnaires étrangers, extrait du registre du commerce ou document officiel étranger équivalent.
Ces justificatifs ne doivent être fournis que sur demande, après la remise de l'offre et avant l'adjudication du marché.

Cdq02 a) Respect des principes de la procédure
Le soumissionnaire confirme que lui et ses sous-traitants respectent les principes mentionnés dans le formulaire « Déclaration du soumissionnaire » de la Conférence des achats de la Confédération (CA).
b) Les soumissionnaires qui emploient plus de 50 personnes et leurs sous-traitants de premier niveau qui emploient plus de 50 personnes doivent justifier du respect de l’égalité salariale entre femmes et hommes non seulement en signant le formulaire « Déclaration du soumissionnaire », mais également en prouvant que leurs pratiques salariales ont été vérifiées.
Justificatif :
a) Apposition d’une signature juridiquement valable sur le formulaire « Déclaration du soumissionnaire » de la CA (voir cahier des charges, annexe 10, Déclaration du soumissionnaire CA).
b) Preuve que le respect de l’égalité salariale entre femmes et hommes a été vérifié par autocontrôle (outil Logib, lien : https://www.ebg.admin.ch/ebg/fr/home/prestations/outil-d-autocontrole--logib.html) ou confirmé au moyen de contrôles effectués par un organe étatique ou par des analyses de l’égalité salariale réalisées par des tiers.
Cette preuve (b) ne doit être fournie que sur demande dans un délai de 10 jours civils à compter de cette dernière, après la remise de l’offre et avant adjudication du marché.

Cdq03 Expérience du soumissionnaire (comme société)
Le soumissionnaire a acquis suffisamment d’expérience en réalisant des projets de nature similaire (gestion des cas) et comparables du point de vue de l’étendue (durée d’introduction 1 à 1,5 an, 100 jours-conseils au minimum) et de la complexité (élevée, illustration de la logique commerciale).
Il atteste cette expérience en fournissant trois références obtenues ces trois dernières années (projet achevé en 2015 ou plus tard). Les références relatives à des mandats exécutés pour la Confédération ne sont admises que si les personnes de contact indiquées acceptent par écrit de fournir des renseignements sur ces mandats.
Justificatif : Preuve écrite des références selon le formulaire ad hoc avec les indications requises (voir annexe 16).
Pour chaque référence, il faut remplir selon le formulaire ad hoc (voir cahier des charges, annexe 16, Références). L’adjudicateur se réserve le droit de prendre contact avec les interlocuteurs signalés.

Cdq04 Ressources humaines
Le soumissionnaire dispose du personnel nécessaire à l’exécution des prestations décrites dans le cahier des charges. Les personnes clés référencées ci-dessous disposent des qualifications nécessaires, sont prévues pour les prestations soumises à l'adjudication et peuvent amener leur expérience.
- 5 collaborateurs qualifiés pour l’exécution du mandat (personnes clefs)
Justificatif : Confirmation écrite et clairement documentée selon le formulaire que les ressources humaines qualifiées et engagées pour l’exécution du mandat de base et des options sont disponibles et sont également nommées. Le formulaire 15 est à remplir pour les ressources humaines.

Cdq05 Connaissances linguistiques des personnes-clés
Le soumissionnaire s’engage à faire appel à 5 personnes-clés qui maîtrisent l’allemand (oral et écrit) et qui sont en mesure d’établir et de livrer les résultats et les documentations en allemand.
Justificatif : Si des personnes-clés dont la langue maternelle n’est pas l’allemand travaillent pour le projet, il faut joindre une confirmation écrite de leurs connaissances linguistiques fondée sur le passeport de langues de l’UE. Le niveau C1 est requis.
https://europass.cedefop.europa.eu/fr/documents/european-skills-passport/language-passport
Les compétences linguistiques doivent être notées dans la liste des personnes-clés (voir cahier des charges, annexe 15, Liste des personnes-clés) et, le cas échéant, être attestées par un passeport de langues europass. Une copie de ce dernier doit être jointe à la liste des personnes-clés.

Cdq06 Remplacement de collaborateurs
Le soumissionnaire est disposé à remplacer les collaborateurs qu’il met à disposition si de justes motifs l’exigent :
L’adjudicateur évalue les prestations et l’engagement des personnes mises à disposition par le soumissionnaire. Si celles-ci ne satisfont pas aux exigences indiquées dans le cahier des charges et les annexes, le soumissionnaire est tenu de prendre position. L’adjudicateur décide ensuite s’il va l’obliger à remplacer dans les 15 jours les personnes concernées par du personnel remplissant les exigences.
Durant l’exécution du mandat, il peut se produire d’autres faits constituant de justes motifs de remplacement du personnel (résiliation de contrat, congé de longue durée, accident, maladie, etc.). Dans tous les cas, le soumissionnaire est tenu de remplacer le collaborateur concerné par une personne possédant des qualifications équivalentes. L’engagement dans d’autres projets du mandataire n’est pas considéré comme un juste motif.
Les frais occasionnés par le remplacement sont à la charge du soumissionnaire.
Justificatif : Confirmation écrite.

Cdq07 Acceptation des conditions générales (CG) de la Confédération :
• CG pour l’acquisition et la maintenance de logiciels standard (édition octobre 2010)
• CG pour les services informatiques (édition octobre 2010)
• CG pour les contrats d’entreprise dans le domaine informatique et pour la maintenance de logiciels individuels (édition octobre 2010)
Les CG susmentionnées s’appliquent au marché faisant l’objet du présent appel d’offres.
Justificatif : Confirmation écrite.

Cdq08 Acceptation du projet de contrat
Le soumissionnaire est disposé à accepter sans réserve le projet de contrat figurant à l'annexe 14 du présent cahier des charges.
Justificatif : Confirmation écrite avec les indications requises.

Cdq09 Service d’assistance et de maintenance
Le soumissionnaire confirme qu’il dispose d’un service d’assistance et de maintenance disponible sur appel conformément au groupe de tâches O-4 Licences, Support & Maintenance for Operation (voir chapitre 6.3.9 du cahier des charges).
Le soumissionnaire garantit un temps de réponse de deux heures pour l’assistance opérationnelle en cas d’erreurs critiques (sur place ou à distance).
Justificatif : Confirmation écrite à joindre au présent formulaire attestant la capacité du soumissionnaire de garantir le service d’assistance et de maintenance requis.
Le soumissionnaire décrit de manière claire et compréhensible dans son offre (au chapitre de la structure, conformément au cahier des charges chapitre 9) comment cette exigence sera remplie, en particulier en décrivant l’organisation d’assistance existante et en indiquant les collaborateurs désignés pour garantir l’assistance sur place.

Cdq10 Certification HERMES
Le chef de projet et son suppléant désignés pour l’exécution du mandat possèdent une certification HERMES valable de niveau Foundation ou Advanced, ou justifient d’une expérience approfondie de la méthode HERMES acquise par une activité de conférencier, de chargée de cours ou de formation, de conseiller ou autre.
Justificatif : Confirmation écrite à joindre à la liste des personnes-clés (cahier des charges, annexe 15, Liste des personnes-clés) et certificats à joindre à la solution proposée.

3.9 Conditions à l'obtention du dossier d'appel d'offres

Prix: aucun

3.10 Langues

Langues acceptées pour les offres: Allemand, Français

3.11 Validité de l'offre

180 Jours à partir de la date limite d'envoi

3.12 Obtention du dossier d´appel d´offres

sous www.simap.ch
Dossier disponible à partir du: 19.10.2018
Langues du dossier d´appel d´offres: Allemand
Autres informations pour l'obtention du dossier d'appel d'offres: Vous avez la possibilité de télécharger les documents depuis la plateforme électronique www.simap.ch sous la rubrique «Marchés publics, Appels d’offres Confédération». Dans ce cas vous devez vous enregistrer sous le projet. Ensuite vous recevrez par courriel votre mot de passe vous permettant de télécharger les documents désirés. Pour toutes questions il y a un «forum aux questions» à votre disposition.

4. Autres informations

4.1 Conditions pour les soumissionnaires provenant d'États non membres de l'Accord sur les marchés publics de l'OMC

aucune

4.2 Conditions générales

Exécution selon les Conditions générales (CG) de la Confédération pour:
- l’acquisition et la maintenance de logiciels standard (édition octobre 2010)
- les services informatiques (édition octobre 2010)
- les contrats d’entreprise dans le domaine informatique et pour la maintenance de logiciels individuels (édition octobre 2010)
Celles-ci peuvent être consultées sous www.bbl.admin.ch – rubrique Documentation – CG

4.3 Visite des lieux

Sont réservées. L'adjudicateur n'engage pas de négociations sur les prix. Les soumissionnaires ne peuvent modifier les prix indiqués dans leur offre que dans des circonstances particulières (par exemple lorsque les exigences doivent être clarifiées ou précisées) et lorsque l'adjudicateur les y autorise explicitement dans son invitation à participer à des négociations.

4.4 Exigences fondamentales

L'adjudicateur adjuge des marchés publics pour des prestations en Suisse uniquement à des soumissionnaires qui garantissent le respect des dispositions sur la protection du travail et des conditions de travail ainsi que l'égalité salariale entre femmes et hommes.
Si la prestation est exécutée à l'étranger, le soumissionnaire respecte au moins les conventions fondamentales de l'Organisation internationale du travail mentionnées à l'annexe 2a de l'OMP.
Le formulaire de la Conférence des achats de la Confédération (CA) intitulé «Déclaration du soumissionnaire concernant le respect des normes sociales minimales» doit être signé et joint à l'offre.

4.6 Autres indications

L’acquisition se fera sous réserve de l’état d’avancement du projet et de la disponibilité des crédits.

L’adjudicateur se réserve le droit de se faire fournir les prestations adjugées en faveur d’autres services demandeurs de l’administration fédérale et d’accepter ou de refuser totalement ou partiellement les prestations fournies en tant qu’options.

4.7 Organe de publication officiel

www.simap.ch

4.8 Indication des voies de recours

Conformément à l’art. 30 LMP, la présente publication peut être attaquée, dans un délai de 20 jours à compter de sa notification, auprès du Tribunal administratif fédéral, case postale, 9023 St. Gall. Le mémoire de recours, à présenter en deux exemplaires, indiquera les conclusions, motifs et moyens de preuve et portera la signature de la partie recourante ou de son mandataire; y seront jointes une copie de la présente publication et les pièces invoquées comme moyens de preuve, lorsqu’elles sont disponibles.