Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 10.04.2019

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: SIFEM AG (Swiss Investment Fund for Emerging Markets)
Beschaffungsstelle/Organisator: SIFEM AG (Swiss Investment Fund for Emerging Markets), c/o Obviam DFI AG, Helvetiastrasse 17,  3000  Bern 6,  Schweiz,  E-Mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Bundesamt für Bauten und Logistik BBL
Dienst öffentliche Ausschreibungen,  zu Hdn. von Projekt (19105) SIFEM External Accountant, Fellerstrasse 21,  3003  Bern,  Schweiz,  Fax:  +41 58 463 26 98,  E-Mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

26.04.2019

Bemerkungen: Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in Englisch in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 22.05.2019, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel).
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per Fax (Fax Nr. gemäss Ziff. 1.2 vorstehend) an die Auftraggeberin zu senden.
Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung
sicherzustellen.
Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurück gesandt.

1.5 Datum der Offertöffnung:

29.05.2019, Bemerkungen:  Die Offertöffnung und das Öffnungsprotokoll sind nicht öffentlich.

1.6 Art des Auftraggebers

Dezentrale Bundesverwaltung – öffentlich rechtliche Organisationen und andere Träger von Bundesaufgaben

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.1 Dienstleistungskategorie CPC:

[9] Buchführung, -haltung und -prüfung

2.2 Projekttitel der Beschaffung

(19105) SIFEM External Accountant

2.3 Aktenzeichen / Projektnummer

(19105)

2.4 Aufteilung in Lose?

Nein

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	79200000 - Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Als Aktiengesellschaft nach schweizerischem Recht, zu 100 % im Besitz der Eidgenossenschaft, ist SIFEM verpflichtet, nach den Rechnungslegungsgrundsätzen von IFRS und dem Schweizerischen Obligationenrecht eine geprüfte Jahresrechnung zu erstellen.
Die Hauptaufgaben, die jedes Jahr zu erfüllen sind, lauten wie folgt:
- Aufrechterhaltung und Pflege der für SIFEM relevanten Rechnungslegungsstandards
- Führung der Finanzbuchhaltung von SIFEM
- Gewährleistung der Kontoführung
- Erstellung der Jahresabschlüsse von SIFEM und der entsprechenden Berichte
- Quartalsweise Erstellung von Zwischenabschlüssen

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Bern

2.8 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

108 Monate nach Vertragsunterzeichnung

Dieser Auftrag kann verlängert werden: Nein

2.9 Optionen

Ja

Beschreibung der Optionen: Laufzeit nach Ziffer 2.8 aufgeteilt in Grundauftrag und Verlängerungsoption. Mandat für Buchhaltungstleistungen für eine Dauer von fünf Jahren (01. Januar 2020 - 31. Dezember 2024), mit Option auf Verlängerung um weitere vier Jahre (bis 31. Dezember 2028).

2.10 Zuschlagskriterien

ZK1 Preis der Dienstleistungen  Gewichtung 5000 Punkte 
ZK2 Team und Organisation  Gewichtung 4500 Punkte 
ZK3 Qualität der Lösungspräsentation  Gewichtung 500 Punkte 
Erläuterungen:  Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 8 und 9 der Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

2.13 Ausführungstermin

Bemerkungen: Beginn: 1. Quartal 2020, Ende 4. Quartal 2024 (Grundauftrag, ohne Verlängerungsoption).

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

keine

3.2 Kautionen / Sicherheiten

keine

3.3 Zahlungsbedingungen

Falls vertraglich nicht anders geregelt, erfolgt die Vergütung innert 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung in CHF und inkl. MWST, korrekte Rechnungsstellung vorausgesetzt.
Preis- und Zahlungskonditionen sind im Vertragsentwurf, wie in Abschnitt 5.2 des Pflichtenhefts dargelegt, inklusive Berechnungsgrundlage zu spezifizieren.

3.4 Einzubeziehende Kosten

Alle Preise müssen in Schweizer Franken, ohne Mehrwertsteuer, gemäss den Bedingungen des in Abschnitt 5.2 des Leistungsbeschriebs angegeben werden. Der Bruttopreis (exkl. MWST) muss alle Kostenkomponenten beinhalten, insbesondere:
- Sozialversicherungsbeiträge
- Rechnungsstellungskosten
- Sekretariatskosten, einschließlich Fotokopierarbeiten
- Nebenkosten
- Alle anderen Kosten, einschliesslich Reisekosten und Unterkunft.
Preis- und Zahlungskonditionen sind im Vertragsentwurf, wie in Abschnitt 5.2 des Pflichtenhefts dargelegt, inklusive Berechnungsgrundlage zu spezifizieren.

3.5 Bietergemeinschaft

Nicht zugelassen

3.6 Subunternehmer

Sind zugelassen. Zieht der Anbieter zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt er die Gesamtverantwortung. Er führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten.

3.8 Geforderte Nachweise

aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.

EK1 Der Anbieter ist Mitglied einer von der IFAC (International Federation of Accountants) anerkannten Berufsvereinigung für Buchhaltung.

EK2 Der Anbieter hat die Fähigkeit, die doppelte Finanzbuchhaltung nach IFRS und SCO (SR 220) zu führen.

EK3 Erfahrung: Der Anbieter hat bereits als Buchhalter für Private Equity/Debt Dachfonds nach IFRS-Standards ausgeübt. Der Anbieter liefert den Nachweis für die notwendige Erfahrung mit mindestens einem Referenzmandat, welches nicht früher als vor fünf Jahren beendet worden ist.

EK4 Personalressourcen:
- Der Anbieter hat die notwendigen Personalressourcen um die erforderten Aufgaben (Abschnitt 3.3.1 Pflichtenheft) innerhalb der vorgegebenen Fristen (Artikel 3.6 Pflichtenheft) zu erledigen.
- Der Anbieter kann erfahrene Fachleute für die Ausführung des Mandates ernennen und, falls erforderlich, im Falle von
Personalfluktuation, geeigneten Ersatz zur Verfügung stellen.
- Der Anbieter ist bereit, mit SIFEMs externen Dienstleistern (Obviam, Depotbank und Administrator, Revision Stelle und externe Treasurer) zusammenzuarbeiten.

EK5 Fähigkeit und Bereitschaft des Anbieters, sich zur Erbringung von Dienstleistungen über einen Zeitraum von 5 Jahren und eine mögliche Verlängerung um weitere 4 Jahre zu verpflichten. Insbesondere ist die Anbieterin bereit, mit dem Kunden einen vertraglich geregelten Vertrag abzuschließen, in dem der für die Grundversorgung angebotene Preis als Kostenobergrenze gilt und der vom Kunden einseitig durch Ausübung der Option (ganz oder teilweise) zu den gleichen Bedingungen bis einschließlich des Abrechnungszeitraums 2028 verlängert werden kann.

EK6 Der Anbieter akzeptiert die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Dienstleistungserträge des Bundes (siehe Anhang 1).

EK7 Der Anbieter hat die wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten um das Mandat sicher ausüben zu können.

EK8 a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen:
Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten (siehe Anhang 5).
b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann: Anbieter mit mehr als 50 Mitarbeitenden und deren Subunternehmen erster Stufe mit jeweils mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zum Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde.

EK9 Der Anbieter ist bereit, den Inhalt des Term Sheets (Anhang 10) vorbehaltlos zu akzeptieren.

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten: Keine

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Englisch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

280 Tage ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 10.04.2019
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Englisch
Weitere Informationen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.

Aus Vertraulichkeitsgründen werden nicht alle Bestandteile der Ausschreibungsunterlagen öffentlich zugänglich gemacht. Es handelt sich dabei um die Beilagen A des vorliegenden Pflichtenhefts (siehe Ziffer 9.2 Pflichtenheft).
Unternehmen, die ein Angebot einreichen möchten, müssen folgende Dokumente einreichen:
• Eine rechtsgültig unterzeichnete Abgabe- und Vertraulichkeitsvereinbarung / NDA (Anhang 3)
• Eine Kopie eines aktuellen und beglaubigten Handelsregisterauszuges (nicht älter als 3 Monate) oder eine vergleichbare amtliche Bestätigung. Das Original ist als Eignungsnachweis mit der Angebotseingabe einzureichen.
Diese Nachweise sind mit dem Vermerk „WTO Projekt (19105) SIFEM Accountant – Bezug vertrauliche Unterlagen“ an die in Ziffer 1.2 dieser Ausschreibung genannte Kontaktadresse zu senden.
Daraufhin erfolgt die Herausgabe der vertrauliche Unterlagen per E-Mail.
Es liegt in der Verantwortung des Anbieters, die relevanten Unterlagen rechtzeitig anzufordern.

4. Andere Informationen

4.1 Voraussetzungen für Anbieter aus Staaten, die nicht dem WTO-Beschaffungsübereinkommen angehören

keine

4.2 Geschäftsbedingungen

Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Anhang 1)
Ausgabe: September 2016
Stand: September 2016.
Abrufbar unter www.bbl.admin.ch – Rubrik Dokumentation – AGB

4.3 Begehungen

Bleiben vorbehalten. Die Vergabestelle führt keine Preisverhandlungsrunden durch. Nur falls besondere Umstände wie die Klärung oder Konkretisierung der Anforderungen es erfordern und die Vergabestelle mit der Einladung zu allfälligen Verhandlungen es ausnahmsweise ausdrücklich zulässt, erhalten die Anbieter Gelegenheit die Preise anzupassen.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten.
Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) „Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften“ ist unterzeichnet dem Angebot beizulegen (Anhang 5).

4.6 Sonstige Angaben

Der Auftraggeber behält sich vor, keine Vergabe aufgrund eines Entschlusses des Verwaltungsrates vorzunehmen.

Der Auftraggeber behält sich vor, definierte Optionen, gemäss Ausschreibungsunterlagen, vollständig oder teilweise auszuüben (Vertragserneuerungsoption).

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.