Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 12.02.2020

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Obergericht des Kantons Bern Generalsekretariat
Beschaffungsstelle/Organisator: Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO), Wildhainweg 9,  3012  Bern,  Schweiz,  E-Mail:  beschaffung.kaio@be.ch

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO), Wildhainweg 9,  3012  Bern,  Schweiz,  E-Mail:  beschaffung.kaio@be.ch

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

24.02.2020

Bemerkungen: Allfällige Fragen zur Ausschreibung und zu den Ausschreibungsunterlagen müssen bis zum oben vorgegebenen Termin und in deutscher Sprache auf www.simap.ch gestellt werden. Später eingereichte Fragen werden nicht beantwortet. Für jede Frage ist ein separater Eintrag zu erfassen.
Eine direkte Kontaktaufnahme von Anbietern mit den zuständigen Personen bei der Vergabestelle ist nicht zulässig. Die Anbieter werden informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind, was voraussichtlich am 28.02.2020
erfolgt.
Die Anbieter sind verpflichtet, die Antworten, welche die Vergabestelle im Rahmen der Fragerunde auf www.simap.ch
publiziert, in ihrem Angebot zu berücksichtigen.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 24.03.2020 Uhrzeit: 23:59, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Der vollständig ausgefüllte und rechtsgültig unterzeichnete Lieferantenexport aus dem Online-Tool muss in einfacher Ausführung in Papierform bis spätestens am 24.03.2020, um 23:59 Uhr der Schweizerischen Post übergeben werden oder bis spätestens am 24.03.2020 um 15:30 Uhr verschlossen an der vorgenannten Adresse eingegangen sein (Art. 18 Abs. 1 ÖBV i.V.m. Art. 42 Abs. 2 VRPG). Der Lieferantenexport kann von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 15:30 Uhr persönlich gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung abgegeben werden.

Der HashCode auf dem eingereichten Lieferantenexport muss demjenigen des elektronisch erfassten Angebots entsprechen.

Das Adressfeld auf dem Briefumschlag muss wie folgt beschriftet werden:
VERTRAULICH / NICHT ÖFFNEN
Ausschreibung Aussortierung / Aufbewahrung Akten 1. Instanz
Angebot Los X (entsprechendes Los angeben)
Amt für Informatik und Organisation
Beschaffung KAIO
Wildhainweg 9
3012 Bern

Die Vergabestelle behält sich vor, innerhalb der Angebotsfrist Berichtigungen und Ergänzungen zu den Ausschreibungsunterlagen vorzunehmen. Er wird diese Berichtigungen und Ergänzungen auf simap.ch publizieren und gleichzeitig alle Anbieter schriftlich darüber informieren und erforderlichenfalls die Angebotsfrist erstrecken.

1.5 Datum der Offertöffnung:

26.03.2020, Uhrzeit:  09:00, Ort:  Bern, Bemerkungen:  Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich und erfolgt durch mindestens zwei Vertreter der Vergabestelle/Beschaffungsstelle. Über die Öffnung wird ein Protokoll erstellt. Dieses erfasst die Namen der anwesenden Personen, die Namen der Anbieter, die Eingangsdaten und die Gesamtpreise.

1.6 Art des Auftraggebers

Kanton

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.2 Projekttitel der Beschaffung

Aussortierung / Aufbewahrung Verfahrensakten 1. Instanz

2.3 Aktenzeichen / Projektnummer

102147

2.4 Aufteilung in Lose?

Ja
Angebote sind möglich für:  alle Lose

Los-Nr: 1

CPV:	75130000 - Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung

Kurze Beschreibung: Abholung Durchführung Sortierprozess Neuverpackung/Neubeschriftung mit Verzeichnis Übergabe Gerichtsurteile Vernichtung/Entsorgung Anlieferung Akten zum Anbieter Los 2 Weitere Angaben gemäss Ausschreibungsunterlagen Umfang bzw. Menge: 6433 Lfm. Bemerkungen: Der Beginn des Aussortierprozesses der Verfahrensakten 1. Instanz beginnt sofort nach Abschluss des Vertrages. Der Anbieter welcher den Zuschlag erhält, hat sich umgehend nach Ablauf der Beschwerdefrist für die Zuschlagsverfügung organisatorisch und personell auf die Abwicklung des Auftrages vorzubereiten. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: Beginn: 17.08.2020, Ende: 29.07.2022 Dieser Auftrag kann verlängert werden: Ja Beschreibung der Verlängerungen: Die Laufzeit des Vertrags resp. der Leistungserbringung richtet sich nach den Möglichkeiten (Kapazitäten) des Anbieters. Dieser hat sich organisatorisch und personell so aufzustellen, dass eine vollständige Leistungserbringung innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit gewährleistet ist. Optionen: Nein Zuschlagskriterien: Qualifikation des Anbieters  Gewichtung 30 %  Anbieterpräsentation  Gewichtung 30 %  Preis  Gewichtung 40 %  Erläuterungen:  Preisbewertung: Massgeblich für die Preisbewertung ist der jeweils ermittelte Gesamtpreis aus dem Anhang «Preisblatt» für das Los 1. Das günstigste Angebot erhält das Punktemaximum. Angebote, die um 70 % oder mehr teurer sind als das günstigste Angebot (100 %), erhalten null Punkte beim Kriterium «Angebotspreis (Gesamtpreis)». Die Punktzahl für Angebote, deren Preis zwischen dem günstigsten Preis (100 %) und (100+70) % des günstigsten Preises liegt, wird linear interpoliert.

Los-Nr: 2

CPV:	75130000 - Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung

Kurze Beschreibung: Aufbewahrung von Akten; Gewährleistung von Konsultationen der Akten durch Gerichtsbehörden; Vernichtung von Akten nach Aufbewahrungsfrist. Weitere Angaben gemäss Ausschreibungsunterlagen Ausführungsbeginn: 01.09.2020 Bemerkungen: Der Ausführungsbeginn hängt von der Leistungserbringung des Anbieters des Los 1 ab. Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems: Beginn: 17.08.2020, Ende: 16.08.2035 Dieser Auftrag kann verlängert werden: Ja Beschreibung der Verlängerungen: Die vorgenannte Laufzeit des Vertrags versteht sich als maximale Vertragslaufzeit und setzt sich zusammen aus einer fixen Dauer von 5 Jahren und 2 Verlängerungsoptionen von je 5 Jahren. Optionen: Nein Zuschlagskriterien: Qualifikation des Anbieters  Gewichtung 30 %  Anbieterpräsentation  Gewichtung 30 %  Preis  Gewichtung 40 %  Erläuterungen:  Massgeblich für die Preisbewertung ist der jeweils ermittelte Gesamtpreis aus dem Anhang «Preisblatt» für das Los 2. Preisbewertung: Das günstigste Angebot erhält das Punktemaximum. Angebote, die um 70 % oder mehr teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten null Punkte. Die Punktzahl für Angebote, deren Preis zwischen dem günstigsten Preis (100 %) und (100+70) % des günstigsten Preises liegt, wird linear interpoliert.

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	75130000 - Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

gemäss Ausschreibungsunterlagen und Kriterien im DecisionAdvisor-Tool

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Los 1: diverse Ladeorte im Kanton Bern (gemäss Auflistung in den Ausschreibungsunterlagen), Ort des Anbieters für Sortierprozess, Transporte an das Staatsarchiv des Kantons Bern und zu Entsorgungsstationen. Transport Akten für Aufbewahrung an Anbieter Los 2 auf seine Rampe.

Los 2: Ort des Anbieters für das Los 2, Transporte an das Staatsarchiv des Kantons Bern und zu Entsorgungsstationen.

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Ja

Bemerkungen: Angebote entweder nur für das Los 1, das Los 2 oder für beide Lose (bitte jeweils bezeichnen).
Es müssen jedoch alle geforderten Leistungen je Los erbracht werden.

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

Anbieter müssen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Teilnahme an Beschaffungsverfahren gemäss Art. 24 ÖBV
erfüllen.
Das Amt für Wirtschaft des Kantons Bern (AWI) (info.arbeit@be.ch) gibt Auskunft über die einzuhaltenden Arbeitsbedingungen.

3.2 Kautionen / Sicherheiten

keine

3.3 Zahlungsbedingungen

Es wird auf die Ausschreibungsunterlagen verwiesen.

3.4 Einzubeziehende Kosten

Es wird auf die Ausschreibungsunterlagen verwiesen.

3.5 Bietergemeinschaft

Sind nicht gestattet.

3.6 Subunternehmer

Anbieter müssen als Generalunternehmung für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen auftreten.
Der Beizug von Subunternehmen ist grundsätzlich erlaubt.
Die Anbieter haben der Vergabestelle mit dem Angebot eine Liste aller Subunternehmen einzureichen, welche sie für die
Erbringung ihrer Leistungen hinzuziehen wollen. Die Vergabestelle behält sich vor, von einzelnen oder allen Subunternehmen
dieselben Nachweise nachzufordern, welche auch der Anbieter beibringen musste. Darüber hinaus behält sich die
Vergabestelle vor, zu prüfen, ob die Subunternehmen die für ihre Leistungen relevanten Vergabekriterien erfüllen.
Die Zuschlagsempfängerin bleibt für die Dauer ihrer Leistungserbringung die einzige Vertragspartnerin des Leistungsbezügers
und ist gegenüber dem Leistungsbezüger alleine verantwortlich. Der Leistungsbezüger schliesst keine direkten Verträge mit
Subunternehmen ab. Die Zuschlagsempfängerin trägt die Verantwortung dafür, dass sie allfällige Geschäftsbedingungen ihrer Subunternehmen bei der Erstellung ihres Angebots berücksichtigt hat.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Eignungskriterien gültig für beide Lose:
- Abgabe Selbstdeklaration
- Akzeptanz Dienstleistungsvertrag und Vertraulichkeitserklärung
- Akzeptanz AGB DL BE (Dienstleistungen des Kantons Bern)
- Akzeptanz AGB ISDS (Informationssicherheit und Datenschutz)
- Akzeptanz Weisungen und Anordnungen Mitarbeitende des Obergerichts und des Staatsarchivs Kanton Bern
- Vertrauenswürdigkeit Fachpersonen
- Bestätigung keine wettbewerbsrechtlichen Verfahren
- Bestätigung alleiniger Vertragspartner
- Bestätigung zur Teilnahme an Anbieterpräsentation
- Bestätigung Austauschbarkeit der leitenden Fachperson
- Bestätigung Ersatz leitende Fachperson bei ungenügender Leistung
- Prozess für die Akteneinsichtnahme (Scanning, elektronischer/postalischer Versand und Wiederaufbewahrung)
- Logistikprozess
- Entsorgungsprozess
- Referenzen Anbieter
- Nachweis Handelsregistereintrag

Eignungskriterien spezifisch für Los 1:
- Bestätigung Einhaltung Frist für vollständige Leistungserbringung
- Akzeptanz Weisungen und Anordnungen
- Einhaltung Vorgaben zum Sortierungsprozess
- Prozess für Sortierung und Beschriftung
- Prozess für die Schulung Fachpersonen und Qualitätssicherung

Eignungskriterien spezifisch für Los 2:
- Einhaltung Vorgaben zur Aktenaufbewahrung
- Prozess für die Akteneinsichtnahme (Scanning, elektronischer/postalischer Versand und Wiederaufbewahrung)
- Aktenaufbewahrung in der Schweiz

Alle Eignungskriterien müssen erfüllt sein.

3.8 Geforderte Nachweise

aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Präzisierung: Aufgrund der im Online-Tool genannten Kriterien.

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Anmeldung zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen erwünscht bis: 24.03.2020
Kosten: Keine

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Deutsch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

6 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 12.02.2020  bis  24.03.2020
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch
Weitere Informationen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Anbieter müssen für den Zugriff resp. Erhalt der Ausschreibungsunterlagen je Los vorgängig die Vertraulichkeitserklärung im Anhang zur Publikation vollständig ausfüllen, rechtsgültig
unterzeichnen und per E-Mail zustellen an:
beschaffung.kaio@be.ch
Diese versendet nach Prüfung der Angaben den Link zu den Ausschreibungsunterlagen im DecisionAdvisor-Tool an die anzugebende E-Mail-Adresse beim Anbieter.

4. Andere Informationen

4.2 Geschäftsbedingungen

a. Individuelle Vertragsbestandteile gemäss Ausschreibungsunterlagen
b. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kantons Bern für Dienstleistungsaufträge (AGB BE (D)) (www.be.ch/agb)

4.3 Begehungen

Es werden keine Verhandlungen bzw. Abgebotsrunden geführt (Art. 27 ÖBV) .

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Es gelten:
a. die Interkantonale Vereinbarung vom 25. November 1994 über das öffentliche Beschaffungswesen mit Änderungen vom 15.
März 2001 (IVöB; BSG 731.2-1 [SR 172.056.5]);
b. das Gesetz vom 11. Juni 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBG; BSG 731.2);
c. die Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV; BSG 731.21);
d. die Verordnung vom 5. November 2014 über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens (OÖBV; BSG 731.22); und
e. das Gesetz vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG; BSG 155.21).

Die Vergabestelle behält sich vor, Folgeaufträge, die sich auf den vorliegenden Auftrag beziehen, im freihändigen Verfahren an die
Zuschlagsempfängerin zu vergeben (Art. 7 Abs. 3 Bst. g ÖBV).

Wenn die versprochene Leistung nach dem Zuschlag nicht ausschreibungs- oder vertragsgemäss erbracht wird, ist die
Vergabestelle berechtigt, den Zuschlag zu widerrufen (Art. 8 ÖBG). Sie behält sich für diesen Fall vor, die Leistung ohne neue
Ausschreibung dem Anbieter mit dem am nächstbesten bewerteten Angebot zu vergeben.

Anbieter mit Sitz im Ausland haben ein Zustellungsdomizil in der Schweiz anzugeben, an welches Verfügungen im Rahmen
dieses Vergabeverfahrens per Briefpost zugestellt werden können. Die Vergabestelle behält sich andernfalls vor, von der formellen
Zustellung abzusehen und stattdessen die Verfügung auf simap.ch zu publizieren (Art. 15 Abs. 7 VRPG).

4.6 Sonstige Angaben

Die Vergabestelle kann andere Träger öffentlicher Aufgaben an ihren Beschaffungen beteiligen, damit die eingesetzten
öffentlichen Mittel möglichst wirtschaftlich verwendet werden können (Art. 30 Abs. 1 ÖBV i.V.m. Art. 7 OÖBV). In diesem Sinne
behält sich die Vergabestelle vor, an den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen auch andere Träger öffentlicher Aufgaben des
Kantons gemäss Art. 95 der Kantonsverfassung (KV, BSG 101.1), insbesondere Gemeinden gemäss Artikel 2 Absatz 1 des
Gemeindegesetzes (GG; BSG 170.11), teilhaben zu lassen. Der Umfang dieser Leistungen ist in den geschätzten Mengen, die in
den Ausschreibungsunterlagen angegeben sind, nicht enthalten. Der maximale Auftragswert für diese Leistungen ist unbegrenzt
bzw. ergibt sich aus dem Bedarf der genannten Stellen, ausser soweit der maximale Auftragswert in den Ausschreibungsunterlagen angegeben wird.
Zusätzliche Leistungen anderer Träger öffentlicher Aufgaben ausserhalb dieser Ausschreibung müssen dabei immer separat angefragt
und vereinbart werden, unter Bezug auf den Konditionen des Anbieters, welcher den Zuschlag erhalten hat. Dabei dürfen Zusatzleistungen Zusatzleistungen die Erfüllung der Leistungspakete dieser Ausschreibung weder terminlich noch organisatorisch gefährden. Sie sind immer diesem Vorhaben nachrangig abzuwickeln.

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Diese Ausschreibung kann innert 10 Tagen seit ihrer Publikation auf www.simap.ch mit Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kantons Bern, Speichergasse 12, 3011 Bern, angefochten werden. Eine allfällige Beschwerde muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten. Die angefochtene Ausschreibung und greifbare Beweismittel sind beizulegen.

Appels d'offres (résumé)

1. Pouvoir adjudicateur

1.1 Nom officiel et adresse du pouvoir adjudicateur

Service demandeur/Entité adjudicatrice: Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO)
Service organisateur/Entité organisatrice: Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO), à l'attention de  Beschaffung KAIO,  Wildhainweg 9,  3012  Bern,  Suisse,  E-mail:  beschaffung.kaio@be.ch,  URL www.be.ch/kaio

1.2 Obtention du dossier d´appel d´offres

sous www.simap.ch

2. Objet du marché

2.1 Titre du projet du marché

Tri des fichiers de procédure 1ère instance

2.2 Description détaillée des tâches

Lot n° 1
Vocabulaire commun des marchés publics
CPV: 75130000 – Services d’appui aux pouvoirs publics

Brève description: enlèvement ;
exécution du processus de tri ;
réemballage / réétiquetage avec répertoire ;
remise des jugements ;
élimination / évacuation ;
livraison des dossiers au soumissionnaire du lot n° 2.

Autres indications conf. aux documents de l'appel d'offres
Volume / quantité: 6433 m.l.
Remarques: Le processus de tri des dossiers de procédure de première instance débute immédiatement après la clôture du contrat. Le soumissionnaire auquel le marché est adjugé doit, dès l'expiration du délai de recours contre la décision d'adjudication, se préparer aux plans tant de l’organisation que du personnel.
Durée du contrat, de l’accord-cadre ou du système d’acquisition dynamique: début: 17.08.2020, fin: 29.07.2022
Ce mandat peut être prolongé: oui
Description des prolongations: La durée du contrat – et donc de la fourniture de prestations – dépend des possi-bilités (capacités) du soumissionnaire. Celui-ci doit mettre en place l’organisation et le personnel qui lui permettent de garantir la fourniture intégrale des prestations pendant la durée de contrat maximale.
Options: Non

Critères d’adjudication:
Qualification du soumissionnaire: 30 %
Présentation du soumissionnaire: 30 %
Prix: 40 %

Explications:
Evaluation du prix: L’évaluation du prix se fonde sur le prix global calculé dans l’annexe «Fiche de prix» pour le lot n° 1. L’offre la plus avantageuse obtient le maximum de points. Les offres à partir de 70 % plus chères que l’offre la plus avantageuse (100 %) obtiennent zéro point pour le critère «Prix de l’offre (prix global)». Le nombre de points octroyés aux offres dont le prix se situe entre le prix le plus avantageux (100 %) et (100+70) % de celui-ci est interpolé de manière linéaire.

Lot n° 2
Vocabulaire commun des marchés publics
CPV: 75130000 - Services d’appui aux pouvoirs publics

Brève description: conservation des dossiers;
garantie des consultations des dossiers par les autorités judiciaires;
élimination des dossiers à l’expiration du délai de conservation.

Autres indications conf. aux documents de l'appel d'offres
Début de la réalisation: 01.09.2020
Volume / quantité: 5500 m.l.
Remarques: Le début de la réalisation dépend de la fourniture des prestations par le soumissionnaire du lot n° 1.
Durée du contrat, de l’accord-cadre ou du système d’acquisition dynamique: début: 01.09.2020, fin: 16.08.2035
Ce mandat peut être prolongé: oui
Description des prolongations: La durée du contrat susmentionnée indique la durée maximale et se compose d’une durée fixe de 5 ans et de 2 options de prolongation de 5 ans chacune.
Options: Non

Critères d’adjudication:
Qualification du soumissionnaire: 30 %
Présentation du soumissionnaire: 30 %
Prix: 40 %

Explications:
Evaluation du prix: L’évaluation du prix se fonde sur le prix global calculé dans l’annexe «Fiche de prix» pour le lot n°2. L’offre la plus avantageuse obtient le maximum de points. Les offres à partir de 70 % plus chères que l’offre la plus avantageuse (100 %) obtiennent zéro point pour le critère «Prix de l’offre (prix global)». Le nombre de points octroyés aux offres dont le prix se situe entre le prix le plus avantageux (100 %) et (100+70) % de celui-ci est interpolé de manière linéaire.

2.3 Vocabulaire commun des marchés publics

CPV:	75130000 - Services d'appui aux pouvoirs publics

2.4 Délai de clôture pour le dépôt des offres

Date: 24.03.2020 Heure: 23:59