Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 17.06.2020

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Direktion für Finanzen, Personal und Informatik, Immobilien Stadt Bern
Beschaffungsstelle/Organisator: Fachstelle Beschaffungswesen Stadt Bern,  zu Hdn. von Marietta Weibel, Bundesgasse 33,  3011  Bern,  Schweiz,  Telefon:  031 321 73 14,  E-Mail:  beschaffungswesen@bern.ch,  URL www.bern.ch/beschaffungswesen

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Fachstelle Beschaffungswesen Stadt Bern,  zu Hdn. von Marietta Weibel, Bundesgasse 33,  3011  Bern,  Schweiz,  Telefon:  031 321 73 14,  E-Mail:  beschaffungswesen@bern.ch

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

08.07.2020

Bemerkungen: Fragerunde: Fragen sind innerhalb dieser Frist auf www.simap.ch einzureichen; die Beantwortung der anonymisierten Fragen erfolgt am 17.07.2020 auf www.simap.ch.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 14.08.2020, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Die Angebote sind innerhalb dieser Frist bei der Fachstelle Beschaffungswesen einzureichen (A-Post, Stempel einer offiziellen Poststelle, firmeneigene Frankiermaschinen werden nicht anerkannt). Die Offerten sind im verschlossenen Kuvert mit der Aufschrift "DOMUM - Neue Immobilienlösung der Stadt Bern, Eingabefrist: 14.08.2020" und "Bitte nicht öffnen" einzureichen.

1.5 Datum der Offertöffnung:

18.08.2020

1.6 Art des Auftraggebers

Gemeinde/Stadt

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Dienstleistungsauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.1 Dienstleistungskategorie CPC:

[7] Datenverarbeitung und verbundene Tätigkeiten

2.2 Projekttitel der Beschaffung

DOMUM - Neue Immobilienlösung der Stadt Bern

2.3 Aktenzeichen / Projektnummer

86019007

2.4 Aufteilung in Lose?

Nein

2.5 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	48000000 - Softwarepaket und Informationssysteme,
	48400000 - Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe,
	48440000 - Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung,
	48600000 - Datenbank- und -Betriebssoftwarepaket

2.6 Gegenstand und Umfang des Auftrags

Immobilien Stadt Bern und Hochbau Stadt Bern nutzen gemeinsam als Bewirtschaftungssoftware, Projektmanagement-Tool und integrierte Finanzlösung das ERP-System Navision (Microsoft Dynamics NAV 2009 R2). Um eine Nachfolgelösung für das bestehende ERP-System zu implementieren und die Abläufe zu optimieren, wurde das Projekt DOMUM gestartet. Bestandteil dieser Ausschreibung ist der Ersatz der Software für das Immobilienmanagement durch eine Branchenlösung. Neben der Bewirtschaftung von rund 18'200 Objekten soll auch die Finanzbuchhaltung in der neuen Software abgebildet werden. Zusätzlich ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit integriertem Kreditorenworkflow geplant. Der Ersatz des Bau-/Projektmanagements inkl. Investitionsplanung ist Bestandteil einer parallelen Ausschreibung mit dem Titel "DOMUM - Neue Bau-/Projektmanagementlösung der Stadt Bern".

2.7 Ort der Dienstleistungserbringung

Bern

2.8 Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

75 Monate nach Vertragsunterzeichnung

Dieser Auftrag kann verlängert werden: Ja

Beschreibung der Verlängerungen: Der zu unterzeichnende Rahmenvertrag weist eine Option auf Verlängerung auf (5 x 1 Jahr).

2.9 Optionen

Ja

Beschreibung der Optionen: a) Anlagenbuchhaltung;
b) Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Kreditorenworkflow

2.10 Zuschlagskriterien

Kosten:  Gewichtung 30 % 
Funktionale und fachliche Anforderungen:  Gewichtung 20 % 
Lösungskonzept:  Gewichtung 10 % 
Referenzen bisherige Projekte:  Gewichtung 20 % 
Profil Projektleiter/in:  Gewichtung 10 % 
Anbieterpräsentation:  Gewichtung 10 % 

2.11 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.12 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

2.13 Ausführungstermin

Beginn 01.05.2021 und Ende 01.08.2022

Bemerkungen: Es ist geplant mit der Konzeption und der technischen Umsetzung im Mai 2021 zu beginnen. Die Lösung soll am 1. August 2022 produktiv eingesetzt werden.

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

Anbieterinnen und Anbieter gelten als teilnahmeberechtigt, sofern keine Ausschlussgründe nach Art. 24 ÖBV vorliegen, u. a. sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
Das Angebotsformular muss vollständig ausgefüllt, datiert und unterzeichnet sein. Dem Angebot ist die ausgefüllte Selbstdeklaration samt Nachweisen beizulegen:
- Einhaltung der Gesamtarbeitsverträge oder bei deren Fehlen Gewährung von orts- und branchenüblichen Arbeitsbedingungen (Leistungsortsprinzip).
- Erfüllung der Pflichten gegenüber der öffentlichen Hand, der Sozialversicherungen sowie den Arbeitnehmenden.
- Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann.

Bestehen zwischen der Stadt Bern und dem Anbieter Forderungen aus vertraglichen oder ausservertraglichen Verpflichtungen, über deren Erledigung noch keine Einigung erzielt worden ist, kann die Stadt Bern den Anbieter vom Verfahren ausschliessen.

3.5 Bietergemeinschaft

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Federführung ist anzugeben.

3.6 Subunternehmer

Subunternehmen sind nicht zugelassen.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
E1: Der Anbieter verfügt über nachweisbare, erfolgreiche Erfahrung in zwei Projekten ähnlicher Grössenordnung und Komplexität in den letzten drei Jahren.

E2: Sämtliche Muss-Anforderungen gemäss dem Anforderungskatalog sind erfüllt.

E3: Der Anbieter reicht ein qualitativ hochwertiges Lösungskonzept ein und hält eine aufschlussreiche Präsentation.

E4: Der Anbieter akzeptiert einen Garantie-Rückbehalt von 10% der Projektkosten mit Zahlungsfälligkeit 60 Tage nach erfolgreicher Schlussabnahme.

E5: Der Anbieter ist ressourcentechnisch in der Lage, die Lösung per 1. August 2022 einzuführen unter der Voraussetzung der Kreditgenehmigung durch das kreditkompetente Organ der Stadt Bern.

E6: Der Anbieter ist bereit, fehlende Module und Schnittstellen zu realisieren oder zu liefern.

E7: Anerkennung der AGB der SIK (http://www.sik.ch/agb.html;
Allgemeine Geschäftsbedingungen für IKT-Leistungen Ausgabe Januar 2020).

E8: Die angebotene Lösung (Cloud oder On-Premises) ist kompatibel zur städtischen ICT-Infrastruktur (z.B. Windows 10 als Client-Betriebssystem).

Alle Eignungskriterien müssen erfüllt werden.

3.8 Geforderte Nachweise

aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Alle notwendigen Angaben, Unterlagen resp. Nachweise zu den Eignungskriterien.

- Management Summary
- Vorstellung des Unternehmens
- Lösungskonzept
- Ausgefüllte Beilage Anforderungskatalog (inkl. Beilagen zu den Eignungskriterien)
- Ausgefüllte Beilage Preisblatt
- Ausgefüllte Beilage IT-Systemanforderungen
- Referenzen bisherige Projekte der Unternehmung
- Profile Projektleiter/in und Projektleiter/in Stellvertretung

Art. 20 ÖBV:
- Selbstdeklaration mit den verlangten Nachweisen
- detaillierter Betreibungsregisterauszug
- Bestätigung der Steuerbehörden (MWSt, Staats-, Gemeinde- und Bundessteuern)
- Bestätigung der Ausgleichskassen (AHV, IV, EO, ALV)
- Bestätigung der Pensionskasse (BV-Beiträge)
- Bestätigung der SUVA resp. BU/NBU
- Bestätigung Krankentaggeldversicherung (KTV) sofern in GAV vorgeschrieben
- Bestätigung der paritätischen Berufskommission bez. Einhaltung GAV (bei Branchen ohne GAV Bestätigung der Revisionsstelle bez. Orts- und Branchenüblichkeit sowie Lohngleichheit zwischen Mann und Frau)

Die Belege müssen von den Auskunftsstellen (Gemeinden, Kanton, Verbänden, Kassen usw.) unterzeichnet sein, dürfen nicht älter als ein Jahr sein und haben auszuweisen, dass alle fälligen Prämien bezahlt sind.

Da die Nachweise ab Ausstelldatum ein Jahr lang gültig sind und durch die Fachstelle Beschaffungswesen registriert werden, müssen die Nachweise nur einmal jährlich eingereicht werden. Den Firmen wird empfohlen, alle Nachweise zeitgleich bei den Auskunftsstellen zu bestellen.

Bei Bietergemeinschaften haben alle Beteiligten eine Selbstdeklaration auszufüllen und zu unterschreiben sowie die Nachweise zu erbringen.

Anbietende mit Geschäftssitz ausserhalb der Schweiz legen analoge Bestätigungen aus ihrem Land bei.

Zu den geltenden Arbeitsbestimmungen erteilen die beco (Berner Wirtschaft), Laupenstr. 22, 3011 Bern oder die paritätischen Berufskommissionen Auskunft.

3.9 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten: Keine

3.10 Sprachen

Sprachen für Angebote: Deutsch

3.11 Gültigkeit des Angebotes

10 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.12 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 17.06.2020  bis  14.08.2020
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch

4. Andere Informationen

4.2 Geschäftsbedingungen

Es sind Netto-Offerten einzureichen. Rabatte und allfällige Abzüge sind im Angebot aufzuführen.
Nicht fristgerecht oder unvollständig eingereichte Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen. Offerten mit Preisabsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Zuschlag erfolgt auf Grund des Angebots.

4.3 Begehungen

Über den Preis werden keine Verhandlungen geführt.
Technische Verhandlungen bleiben vorbehalten.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Die Auftraggeberin vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.

Die Stadt Bern behält sich vor, die Einhaltung der Arbeitsbedingungen, der Arbeitsschutzbestimmung sowie der Lohngleichheit von Frau und Mann kontrollieren zu lassen (Art. 35 ÖBV). Die Anbieterin ist verpflichtet, die für die Kontrolle notwendigen Daten kostenlos zur Verfügung zu stellen. Bei Verletzungen der Lohngleichheit von Frau und Mann kann der Anbieterin unter Anordnung von Massnahmen um Unterlassungsfall eine Frist gesetzt werden, bis zu der die Einhaltung der Lohngleichheit nachgewiesen werden muss. Bei Verletzung der Vergabebestimmung kann die Auftraggeberin die Zuschlagsverfügung widerrufen. In schwerwiegenden Fällen kann die Auftraggeberin die Zuschlagsempfängerin für eine Dauer von bis zu fünf Jahren von ihren künftigen Vergabeverfahren ausschliessen (Art. 8 ÖBG).

4.6 Sonstige Angaben

1. Bewertungsmatrix zu Kapitel 2.4 resp 2.10 Zuschlagskriterien:
Jedes Kriterium wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Gesamtnote beträgt max. 5 Punkte und ist zusammengesetzt aus der prozentualen Gewichtung der Kriterien / Unterkriterien. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Summe der gewichteten Bewertung (Nutzwert).

5.0 = ausgezeichnet
4.0 = gut bis sehr gut
3.0 = genügend
2.0 = ungenügend
1.0 = unbrauchbar
0 = keine Angaben Zwischennoten sind zulässig.

Z3-Z6 wie oben beschrieben
Z2: Die funktionalen und fachlichen Muss- und Soll-Anforderungen, die für die Bewertung vorgesehen sind, werden wie folgt beurteilt: Für jede Anforderung, die vollumfänglich in der Standardlösung (ohne kundenspezifische Programmierung) abbildbar ist, werden 5 Punkte vergeben. Es werden auch 5 Punkte vergeben, wenn der Anbietende die Anforderung in seinen Standard aufnimmt. Kann eine Anforderung nur mit kundenspezifischer Zusatzprogrammierung umgesetzt werden, werden 2 Punkte vergeben. Wird eine Soll-Anforderung nicht angeboten, werden 0 Punkte vergeben. Das Nichtanbieten einer Muss-Anforderung führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Der Durchschnitt über alle Kriterien ergibt die Punktzahl, welche in die Gesamtbeurteilung einfliesst.

Das preisgünstigste Angebot erhält 5 Punkte. Pro 1% Mehrkosten werden 0,05 Punkte abgezogen (lineare Bewertung). Beim Preis sind Minuspunkte möglich. (Deckt eine 100%-Bandbreite der zu erwartenden Preise ab.)

Mit der Offerteingabe sind 2 Referenzen der letzten 3 Jahre
mit Auskunftspersonen, Ausführungszeitpunkt und Bezeichnung der Auftragsgrösse anzugeben. Die ausschreibende Stelle behält sich vor, eine Referenzangabe durch eine eigene Erfahrung bei anderen Objekten oder Aufträgen zu ersetzen. Das Nichteinreichen von Referenzangaben führt in jedem Fall zu einer Bewertung von 0 Punkten.

2. Termin gemäss Kapitel 1.5:
Der Termin ist nicht verbindlich.

3. Laufzeit Vertrag:
Die Vertragslaufzeit ist nicht verbindlich.

4. Zustelldomizil
Alle Anbietenden mit Sitz im Ausland haben ein Zustelldomizil in der Schweiz anzugeben, an welches Verfügungen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens per Briefpost zugestellt werden können. Die Auftraggeberin behält sich andernfalls vor, von der formellen Zustellung abzusehen und den Zuschlag nur brieflich mitzuteilen.

Vorbehalt: Eine Auftragserteilung erfolgt vorbehältlich der Erteilung der Kreditbewilligung.

4.7 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.8 Rechtsmittelbelehrung

Diese Ausschreibung kann innert 10 Tagen nach der ersten Publikation mittels Beschwerde beim Regierungsstatthalteramt Bern-Mittelland, Poststrasse 25, 3071 Ostermundigen, angefochten werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen, sie muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten; greifbare Beweismittel sind beizulegen.

Fachstelle Beschaffungswesen

Appels d'offres (résumé)

1. Pouvoir adjudicateur

1.1 Nom officiel et adresse du pouvoir adjudicateur

Service demandeur/Entité adjudicatrice: Direktion für Finanzen, Personal und Informatik, Immobilien Stadt Bern
Service organisateur/Entité organisatrice: Fachstelle Beschaffungswesen Stadt Bern, à l'attention de  Marietta Weibel,  Bundesgasse 33,  3011  Bern,  Suisse,  Téléphone:  031 321 73 14,  E-mail:  beschaffungswesen@bern.ch,  URL www.bern.ch/beschaffungswesen

1.2 Obtention du dossier d´appel d´offres

sous www.simap.ch

2. Objet du marché

2.1 Titre du projet du marché

DOMUM - Nouvelle solution immobilière pour la ville de Berne

2.2 Description détaillée des tâches

Le service immobilier de la ville de Berne et le service des constructions de la ville de Berne utilisent conjointement le système ERP Navision (Microsoft Dynamics NAV 2009 R2) comme logiciel de gestion, outil de gestion de projet et solution financière intégrée. Afin de mettre en œuvre une solution de remplacement pour le système ERP existant et d'optimiser les processus, le projet DOMUM a été lancé. Une partie de cet appel d'offres concerne le remplacement du logiciel de gestion immobilière par une solution sectorielle. En plus de la gestion d'environ 18’200 biens immobiliers, la comptabilité financière doit également être représentée dans le nouveau logiciel. L'introduction d'un système de gestion des documents avec un flux de travail intégré pour la comptabilité fournisseurs est également prévue. Le remplacement de la gestion de la construction/du projet, y compris la planification des investissements, fait partie d'un appel d'offres parallèle intitulé "DOMUM - Solution de construction/gestion de projet de la ville de Berne".

2.3 Vocabulaire commun des marchés publics

CPV:	48000000 - Logiciels et systèmes d'information,
	48400000 - Logiciels de transactions commerciales et de transactions personnelles,
	48440000 - Logiciels d'analyse financière et logiciels comptables,
	48600000 - Logiciels de bases de données et d'exploitation

2.4 Délai de clôture pour le dépôt des offres

Date: 14.08.2020