Appel d'offres

Date de publication Simap: 28.01.2022

1. Pouvoir adjudicateur

1.1 Nom officiel et adresse du pouvoir adjudicateur

Service demandeur/Entité adjudicatrice: Services du Parlement, Infrastructure / IT
Service organisateur/Entité organisatrice: Services du Parlement, Infrastructure / IT, Palais du Parlement,  3003  Berne,  Suisse,  E-mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.2 Les offres sont à envoyer à l'adresse suivante

Office fédéral des constructions et de la logistique OFCL
Service des appels d'offres,  à l'attention de Projet (22024) 101 Services en ligne pour les réservations de locaux et l’organisation d’événements, Fellerstrasse 21,  3003  Berne,  Suisse,  E-mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.3 Délai souhaité pour poser des questions par écrit

11.02.2022

Remarques: Pour toutes questions concernant l’établissement de l’offre, nous vous prions de nous transmettre vos demandes de manière anonyme par l’intermédiaire du forum aux questions sous www.simap.ch.
Toutes les questions tardives ne pourront être traitées. Lorsque les réponses sont publiées sur www.simap.ch, les soumissionnaires en sont immédiatement avertis par courriel.

1.4 Délai de clôture pour le dépôt des offres

Date: 11.03.2022 Heure: 23:59, Délais spécifiques et exigences formelles:  Remarques sur le dépôt des offres: Lieu de la remise de l’offre: selon chiffre 1.2. Prescriptions de forme générales voir cahier des charges chiffre 8.1.4.
a)
Pour remise à la réception des marchandises de l’OFCL (par le soumissionnaire lui-même ou par coursier): l’offre doit être remise au plus tard à la date de clôture indiquée ci-dessus, pendant les heures d’ouverture de la réception des marchandises (08.00h-12.00h et 13.00h-16.00h) contre accusé de réception de l’OFCL.
b)
Remise par voie postale: le sceau postal ou le justificatif avec code-barres permettant d’assurer le suivi des envois d’un office de poste suisse ou étranger reconnu officiellement est déterminant pour la date de remise (l’affranchissement par une machine d’entreprise n’est pas reconnu comme sceau postal). En cas d’envoi avec affranchissement WebStamp, le fardeau de la preuve de la remise en temps utile incombe au soumissionnaire.
c)
Remise de l’offre à une représentation diplomatique ou consulaire suisse à l’étranger: les soumissionnaires étrangers peuvent remettre leur offre au plus tard à la date de remise ci-dessus à une représentation diplomatique ou consulaire de la Suisse dans leur pays, pendant les heures d’ouverture, contre une confirmation de réception. Ils ont l’obligation d’envoyer cette confirmation par courriel (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) au pouvoir adjudicateur au plus tard jusqu'à la date de clôture.

Le soumissionnaire doit s’assurer dans tous les cas qu’il dispose de la preuve de remise de l’offre dans les délais.
Les offres remises en retard ne peuvent plus être prises en considération et seront renvoyées à l’expéditeur.

1.5 Date de l’ouverture des offres:

17.03.2022, Remarques:  L'ouverture des offres n'est pas public.

1.6 Genre de pouvoir adjudicateur

Confédération (Administration fédérale centrale)

1.7 Mode de procédure choisi

Procédure ouverte

1.8 Genre de marché

Marché de services

1.9 Marchés soumis aux accords internationaux

Oui

2. Objet du marché

2.1 Catégorie de services CPC:

[7] Traitement des données et activités apparentées

2.2 Titre du projet du marché

(22024) 101 Services en ligne pour les réservations de locaux et l’organisation d’événements / de visites des services du Parlement

2.3 Référence / numéro de projet

(22024) 101

2.4 Marché divisé en lots?

Non

2.5 Vocabulaire commun des marchés publics

CPV:	72000000 - Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui

2.6 Objet et étendue du marché

Les Services du Parlement assurent notamment la liaison entre, d’une part, l'Assemblée fédérale et, d’autre part, le Conseil fédéral, d'autres autorités et le public. Dans ce sens, ils planifient et organisent les sessions des Chambres fédérales et les séances des commissions parlementaires.
Pour accomplir ces tâches, les services du parlement ont besoin pour la gestion des salles nécessaires à leurs commissions et réunions ainsi que pour la gestion des visiteurs et des événements d’une solution informatique adaptée.
Il y a déjà des solutions mises en place, qu’il faut maintenant remplacer. Le principal élément à prendre en compte est l’augmentation de la satisfaction des utilisateurs lors du processus de réservation. Ceci dans le but d’offrir le meilleur accueil possible aux visiteurs tout en assurant la sécurité lors du processus d’admission dans les bâtiments du parlement.

2.7 Lieu de la fourniture du service

Projet : Berne / accès distant
Exploitation : SaaS

2.8 Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique

Début: 01.06.2022, Fin: 31.12.2034

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: Non

2.9 Options

Oui

Description des options : La durée du contrat indiquée au chiffre 2.8 recouvre la durée du mandat de base (01.06.2022 – 31.12.2027) et la durée en option.

Option 1 : Développement ultérieur spécifique à l’utilisateur (12'500 heures ; 01.01.2023 – 31.12.2034)
Option 2 : Prestations supplémentaires proches des prestations de base (Budget calculé : 50 % du prix des prestations de base ; 01.01.2023 – 31.12.2034)
Option 3 : Prolongation de 7 ans de l’utilisation des services en ligne (SaaS) (forfait annuel ; 01.01.2028 – 31.12.2034)
Option 4 : Mise hors-service (2'500 heures ; 01.01.2023 – 31.12.2034)

2.10 Critères d'adjudication

CAd 1 Prix  Pondération 3'500 points, 35 % 
CAd 2 Respect des exigences conseillées  Pondération 3'000 points, 30 % 
CAd 3 Description de l’offre  Pondération 500 points, 5 % 
CAd 4 Références  Pondération 2'000 points, 20 % 
CAd 5 Présentation du soumissionnaire  Pondération 1'000 points, 10 % 
Commentaires:  Les critères d'adjudication détaillés se trouvent dans le chiffre 5 du cahier des charges et dans les annexes 04 et 05 des documents d'appel d'offres.

2.11 Des variantes sont-elles admises?

Non

2.12 Des offres partielles sont-elles admises?

Non

2.13 Délai d'exécution

Remarques: Début : juin 2022, fin : T4 2034

3. Conditions

3.1 Conditions générales de participation

Le soumissionnaire doit prouver qu’il remplit dans leur intégralité et sans restriction ni modification les conditions de participation énumérées dans l’annexe 02. Dans le cas contraire, sa demande ne sera pas prise en considération.

3.2 Cautions/garanties

Aucune

3.3 Conditions de paiement

Le montant net de la facture électronique établie en bonne et due forme, en francs suisses et augmenté de la TVA, est payé dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture.
Des renseignements sur la facturation électronique sont disponibles sur la page Internet suivante de l’administration fédérale:
http://www.e-rechnung.admin.ch/f/index.php

3.4 Coûts à inclure dans le prix offert

Tous les prix doivent être indiqués en francs suisses, hors TVA. Les prix hors TVA incluent en particulier les assurances, les frais, les cotisations sociales, les transports et les droits de douane, etc.

3.5 Communauté de soumissionnaires

Pas admises.

3.6 Sous-traitance

Est admise. Si le soumissionnaire fait appel à des sous-traitants pour l'exécution des prestations, il assume la responsabilité générale du projet. Il indique les noms et les rôles de tous ses sous-traitants.
La prestation caractéristique doit en principe être fournie par le soumissionnaire.
Les participations multiples de sous-traitants sont autorisées.

3.7 Critères d'aptitude

conformément aux critères suivants:
Toutes les entreprises disposant de la capacité économique nécessaire qui remplissent les critères d'aptitude et peuvent apporter les justificatifs requis selon le chiffre 3.8 sont invitées à déposer une offre en francs suisses (CHF).

3.8 Justificatifs requis

Conformément aux justificatifs suivants:
Les preuves de qualification énumérées ci-après doivent être attestées resp. fournies dans leur intégralité et sans restriction, ni modification en même temps que l’offre, car autrement il ne sera pas entré en matière sur cette dernière.

CAp 01
Capacité économique / financière
Le soumissionnaire dispose de la capacité économique / financière nécessaire à l'exécution du mandat.
Justificatif
Extrait du registre des poursuites ne datant pas de plus de 3 mois au moment où l’adjudicateur le demande. Pour les soumissionnaires étrangers, document officiel étranger équivalent établi récemment.
N. B.: le pouvoir adjudicateur vérifie les extraits de l’index central des raisons de commerce (www.zefix.ch) au format électronique.
Pour les soumissionnaires étrangers, extrait du registre du commerce ou document officiel étranger équivalent.
Ces justificatifs ne doivent être fournis que sur demande, après la remise de l'offre et avant l'adjudication du marché.

CAp 02
Expérience
Le soumissionnaire a suffisamment d'expérience dans la réalisation de projets comparables au présent mandat du point de vue de l'étendue et de la complexité des prestations. Il atteste cette expérience en fournissant au moins 2 références relatives à des projets réalisés au cours des 5 années.
Afin de pouvoir comparer les références en termes d'étendue et de complexité, chaque mission de référence doit répondre aux critères suivants :
- Mise en œuvre sous forme de Software as a Service
- Mise en œuvre d'une solution combinée pour les réservations de locaux et la gestion des visiteurs et des événements pour au moins 10 locaux et 1'000 visiteurs par an.
- Au moment du présent appel d'offres, la solution est en service depuis au moins 12 mois.
Les références relatives à des projets réalisés pour la Confédération ne sont admises que si les personnes de contact indiquées acceptent par écrit de fournir des renseignements sur ces projets."Pour chaque projet de référence, il faut fournir un formulaire dûment rempli (annexe 08). L'adjudicateur se réserve le droit de prendre contact avec la (les) personne(s) nommée(s). Cette (ces) personne(s) ou son (leurs) suppléant(s) doivent être joignables. Les périodes de vacances de la (des) personne(s) de contact doivent être indiquées.

CAp 03
Ressources humaines
Le soumissionnaire dispose du personnel nécessaire à l'exécution des prestations décrites dans le cahier des charges.
Justificatif
Attestation écrite accompagnée d'indications claires concernant le personnel mis à disposition pour l'exécution du mandat.

CAp 04
Interlocuteur unique
Le soumissionnaire met à disposition un interlocuteur unique (single point of contact, SPOC) chargé de traiter les problèmes en lien avec le mandat et habilité à prendre des décisions.
Justificatif
Attestation écrite avec mention des noms, prénoms, coordonnées et fonctions de l'interlocuteur unique et de son suppléant.

CAp 05
Connaissances linguistiques des personnes-clés (y compris le support)
Le soumissionnaire s'engage à faire appel à des personnes-clés capables de communiquer en allemand ou en français (oralement et par écrit, au moins B2 selon le "Cadre européen commun de référence pour les langues") et d'établir les documents requis en allemand.
Justificatif
Attestation écrite accompagnée d'indications claires concernant les connaissances linguistiques des personnes-clés et mention des noms, prénoms, coordonnées et fonctions.

CAp 06
Contrôle de sécurité relatif aux personnes
Le soumissionnaire garantit qu'il communiquera à l'adjudicateur, à première demande, les noms des personnes prévues pour l'exécution des prestations et que, après la conclusion du marché, ces personnes se soumettront à un contrôle de sécurité au sens de l'ordonnance sur les contrôles de sécurité relatifs aux personnes (OCSP; RS 120.4). Pour plus de renseignements, voir le site contrôle de sécurité relatif aux personnes (https://www.vbs.admin.ch/fr/securite/securite-integrale/controle-securite-personnes.html).
Justificatif
Attestation écrite du soumissionnaire.

CAp 07
Remplacement des collaborateurs mis à disposition
Le soumissionnaire s'engage à remplacer les collaborateurs mis à disposition si de justes motifs l'exigent.
L'adjudicateur évalue les prestations des personnes mises à disposition par le soumissionnaire. Si celles-ci ne satisfont pas aux exigences fixées dans le cahier des charges et ses annexes, le soumissionnaire est tenu de s'en expliquer. L'adjudicateur décide ensuite s'il va l'obliger à remplacer dans un délai de deux semaines les personnes concernées par du personnel répondant aux exigences.
Durant l'exécution du mandat, il peut se produire d'autres faits constituant de justes motifs de remplacement du personnel (résultat défavorable du contrôle de sécurité relatif aux personnes, résiliation du contrat de travail, congé de longue durée, accident, maladie, etc.). Dans un tel cas, le soumissionnaire est tenu de remplacer le collaborateur concerné par une personne possédant des qualifications équivalentes. L'engagement dans d'autres projets du soumissionnaire n'est pas considéré comme un juste motif.
Justificatif
Attestation écrite du soumissionnaire.

CAp 08
Acceptation des conditions générales de la Confédération
- les conditions générales de la Confédération pour l'acquisition et maintenance logiciels standard (édition 2010, état janvier 2021, annexe 25 du cahier des charges);
- les conditions générales de la Confédération pour les contrats d'entreprise informatique maintenance logiciels individuels (édition 2010, état janvier 2021, annexe 26 du cahier des charges);
- les conditions générales de la Confédération pour les services informatiques (édition 2010, état janvier 2021, annexe 27 du cahier des charges); ou
- les Conditions générales complémentaires des Services du Parlement (annexe 28 du cahier des charges)
Les CG susmentionnées s'appliquent au marché faisant l'objet du présent appel d'offres.
Justificatif
Attestation écrite du soumissionnaire.

CAp 09
Acceptation des éléments essentiels du contrat
Le soumissionnaire s'engage à accepter sans réserve les éléments essentiels du contrat (annexes 21, 22 et 23 du cahier des charges).
Justificatif
Attestation écrite du soumissionnaire.

CAp 10
Système de gestion de la qualité
Le soumissionnaire et ses éventuels sous-traitants disposent d'un système interne de gestion de la qualité régulièrement contrôlé.
Justificatif
Description claire du système de gestion de la qualité ou certificat correspondant.

3.9 Conditions à l'obtention du dossier d'appel d'offres

Prix: aucun

3.10 Langues

Langues acceptées pour les offres: Allemand, Français, Italien

Langue de la procédure: Allemand

3.11 Validité de l'offre

180 Jours à partir de la date limite d'envoi

3.12 Obtention du dossier d´appel d´offres

sous www.simap.ch
Dossier disponible à partir du: 28.01.2022
Langues du dossier d´appel d´offres: Allemand, Français
Autres informations pour l'obtention du dossier d'appel d'offres: Les documents d'appel d'offres sont disponibles en allemand et en français. En cas de divergences entre les versions, la version allemande fait foi.
Vous avez la possibilité de télécharger les documents depuis la plateforme électronique www.simap.ch sous la rubrique «Marchés publics, Appels d’offres Confédération». Dans ce cas vous devez vous enregistrer sous le projet. Ensuite vous recevrez par courriel votre mot de passe vous permettant de télécharger les documents désirés. Pour toutes questions il y a un «forum aux questions» à votre disposition.

3.13 Conduite d'un dialogue

Non

4. Autres informations

4.1 Conditions pour les soumissionnaires provenant d'États non membres de l'Accord sur les marchés publics de l'OMC

Aucune

4.2 Conditions générales

Exécution selon :
- les Conditions générales (CG) de la Confédération pour l’acquisition et la maintenance de logiciels standard (édition d’octobre 2010, état de janvier 2021)
- les Conditions générales (CG) de la Confédération pour les contrats d’entreprise dans le domaine informatique et pour la maintenance de logiciels individuels (édition d’octobre 2010, état de janvier 2021) ou
- les Conditions générales (CG) de la Confédération pour les services informatiques (édition d’octobre 2010, état de janvier 2021)
- les Conditions générales complémentaires des Services du Parlement (annexe 28 du cahier des charges)
Celles-ci peuvent être consultées sous https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/fr/home/auftraege-bund/agb.html

4.4 Exigences fondamentales

Voir conditions de participation dans les documents d'appel d'offres.

4.6 Autres indications

Réserve d’approbation du crédit : les demandes et décisions annuelles relatives aux crédits des organes compétents de la Confédération en matière de budget et de plan financier demeurent réservées.

Les soumissionnaires pris en compte pour l’adjudication s’engagent à adapter leurs prix de manière conséquente en présence de baisses usuelles des prix sur le marché pendant la durée de l’acquisition. Le moment de la livraison partielle et/ou de la livraison complète est déterminant pour l’évaluation d’une éventuelle baisse des prix. Un nouvel appel d’offres reste réservé dans le cas où l’offre retenue n’est plus la plus avantageuse au fil du temps.

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire profiter d’autres services demandeurs de l’administration fédérale des prestations adjugées et de commander tout ou partie des prestations définies comme options ou de renoncer entièrement à ces dernières.

4.7 Organe de publication officiel

www.simap.ch

4.8 Indication des voies de recours

Conformément à l'art. 56, al. 1, de la loi fédérale sur les marchés publics (LMP), la présente décision peut être attaquée, dans un délai de 20 jours à compter de sa notification, auprès du Tribunal administratif fédéral, case postale, 9023 Saint-Gall. Présenté en deux exemplaires, le mémoire de recours doit indiquer les conclusions, les motifs et les moyens de preuve et porter la signature de la partie recourante ou de son représentant ; y seront jointes une copie de la présente décision et les pièces invoquées comme moyens de preuve, lorsqu'elles sont disponibles.
Conformément à l'art. 56, al. 2, LMP, les dispositions de la Loi fédérale sur la procédure administrative (PA) relatives à la suspension des délais ne s'appliquent pas.