Ausschreibung

Publikationsdatum Simap: 02.06.2016

1. Auftraggeber

1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers

Bedarfsstelle/Vergabestelle: Post CH AG / PostMail
Beschaffungsstelle/Organisator: Post CH AG /
F7 / Corporate Procurement
CC-WTO, z.H. Projekt «kHSGZ-OCR», Wankdorfallee 4,  3030  Bern,  Schweiz,  E-Mail:  wto-khsgz@post.ch

1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken

Post CH AG /
F7 / Corporate Procurement
CC-WTO, z.H. Projekt «kHSGZ-OCR», Wankdorfallee 4,  3030  Bern,  Schweiz

1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen

17.06.2016

Bemerkungen: Fragen des Anbieters sind direkt in der Ausschreibungsplattform simap.ch bis spätestens 17.06.2016 zu stellen.
Es werden keine telefonischen oder mündlichen Auskünfte erteilt. Die Beantwortung der Fragen erfolgt direkt im simap.ch bis am 28.06.2016. Verspätet eintreffende Fragen werden nicht mehr beantwortet.

1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes

Datum: 12.07.2016 Uhrzeit: 12:00, Spezifische Fristen und Formvorschriften:  Das Angebot muss zur Wahrung seiner Rechtzeitigkeit zum genannten Zeitpunkt vollständig am genannten Ort eingetroffen sein; Eingaben per E-Mail oder Fax genügen nicht. Die Aufgabe eines Angebotes per Post zum genannten Zeitpunkt (Poststempel) reicht zur Wahrung der Rechtzeitigkeit nicht. Zu spät eingetroffene Angebote werden nicht berücksichtigt.

1.5 Datum der Offertöffnung:

12.07.2016, Bemerkungen:  Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.

1.6 Art des Auftraggebers

Dezentrale Bundesverwaltung – öffentlich rechtliche Organisationen und andere Träger von Bundesaufgaben

1.7 Verfahrensart

Offenes Verfahren

1.8 Auftragsart

Lieferauftrag

1.9 Staatsvertragsbereich

Ja

2. Beschaffungsobjekt

2.1 Art des Lieferauftrages

Kauf

2.2 Projekttitel der Beschaffung

Konventionelles Handsortiergestell Zustellung mit OCR (kHSGZ-OCR)

2.4 Gemeinschaftsvokabular

CPV:	30132000 - Sortiermaschinen,
	39135000 - Sortiertische,
	39135100 - Verteilgestelle

2.5 Detaillierter Produktebeschrieb

Bei der Post CH AG, PostMail, werden heute rund 8‘700 Handsortiergestelle in der Zustellung (HSGZ) eingesetzt. In diesen Handsortiergestellen wird am Morgen die Post für die jeweilige Zustelltour sortiert. Die Handsortiergestelle sind modular zusammenstellbar je nach benötigter Grösse. Maximal besitzt das Handsortiergestell 14 Reihen à 17 Fächer und somit total 238 Fächer. Die Gestellfächer werden mit Adressklebern beschriftet. Diese Adresskleber können direkt aus dem System Adressmanagement Post (AMP) ausgedruckt werden. Die Handsortiergestelle stehen auf speziell auf die Handsortiergestelle abgestimmten Botentischen.

Im Rahmen des Projektes «Konventionelles Handsortiergestell Zustellung mit OCR (kHSGZ-OCR)» sollen geeignete Anbieter evaluiert werden, welche mit ihren Angeboten die Anforderungen der Post CH AG gemäss detailliertem Anforderungskatalog im Ausschreibungstool DecisionAdvisor zu bestmöglichen wirtschaftlichen Bedingungen erfüllen.
Mit der Beschaffung sollen insbesondere die folgenden Ziele erreicht werden:

• Effizienzgewinn beim Einfächern
• Effizienzgewinn über den gesamten Sortierprozess
• Qualitätsverbesserung
• Nutzung der Daten ohne Medienbruch
• Zusatznutzen (Anzeige von zusätzlichen Informationen direkt am OCR-Gerät)
• Mehrfachnutzung (ein kHSGZ-OCR für mehrere Touren / Tourengrösse flexibel)

Gegenstand der Beschaffung ist ein OCR Leser, welcher an einem heute im Betrieb eingesetzten Handsortiergestell (HSGZ) eingesetzt wird und in der Zustellung zum Einsatz kommt. Wenn die OCR-Lösung des Anbieters ein eigenes Sortiergestell umfasst, kann er das Sortiergestell ebenfalls anbieten.
Den Anbietern ist es freigestellt, wie die funktionalen Anforderungen gemäss Kriterienkatalog umgesetzt werden. Die Technischen Spezifikationen müssen jedoch vollumfänglich erfüllt werden.
Wenn erforderlich kann der Anbieter, beispielsweise aus ergonomischen Gründen, den OCR-Leser und die zentrale Anzeige auf Kosten einiger Fächer am Sortiergestell entsprechend positionieren.

Der OCR muss mittels Touchbildschirm bedienbar sein und folgende Bedürfnisse abdecken können:
- Zuordnung der gelesenen Sendung in das entsprechende Gestellfach bzw. Anzeige der zur Sendung gehörenden Fachnummer
- Erkennen, ob beim jeweiligen Empfänger eine Dienstleistung (aktiver Auftrag) hinterlegt ist sowie Anzeigen der Dienstleistungsinformationen
- Grafische Darstellung des Gestells mit den Fächern auf dem Bildschirm als Unterstützung zur Findung des korrekten Gestellfachs
- Am Bildschirm können folgende Informationen je Gestellfach abgerufen und angezeigt werden:
- Adresse
- Geschlecht
- Sprache
- Stoppkleber
- Landwirt
- Ferienwohnung
- Ablagekasten
- Samstagszustellung
- Hausservice
- Typ (privat, juristisch)
- Botengestellfach (BGF) Nummer
- Botenbezirk
- Aufträge (rot, blau, grün, gelb)
- 2D-Matrix-Code (siehe Anhang Nr. 11 des Pflichtenheftes)
- Zum Entleeren des Gestells muss am Bildschirm die Anzeige von Promopostzahlen (Brutto und Netto) je Fach ausgewählt werden können (Brutto = Anzahl Briefkästen sowie Netto = Anzahl Briefkästen, in denen unadressierte Produkte erwünscht sind und somit kein Stoppkleber vorhanden ist).
- Für die Zukunft müssen weitere Möglichkeiten definiert werden können (z.B. Landwirte -> Anzeige aller Landwirte).
- Erkennen und interpretieren von Barcodes (128er, 4-State, Datamatrix, QR usw.).
- Anwenden eines Regelwerks unter Zuhilfenahme von zusätzlichen Daten aus Drittsystemen zur Steuerung der Lösung.
- Bilddaten müssen abgespeichert und weiterverwendet werden können (min. ein Tag lokale Speicherung sowie Schnittstelle zum Weitergeben der Daten).
- Eine Statistik zur Lese- und Erkennungsrate muss ausgewertet werden können.
- Der Bote muss via Bildschirm die Lesezone auswählen und wenn nötig manuell nachcodieren können.
- Es muss eine Schnittstelle für die spätere Verwendung eines Labeldruckers vorgesehen werden.

Diese Liste ist nicht abschliessend. Detaillierte Informationen zu den technischen Spezifikationen befinden sich im Kriterienkatalog. Die Daten werden den Anbietern von der Post in geeigneter Form zur Verfügung gestellt.
Nach Zuschlagserteilung wird eine Pilotserie (ca. 30 Stück OCR bzw. kHSGZ mit OCR) für einen schweizweiten Pilotversuch beschafft.

Diese im Rahmen der Pilotserie bestellten ca. 30 Stück OCR bzw. kHSGZ mit OCR müssen an verschiedene von der Post definierte Standorte in der Schweiz geliefert und dort installiert werden. Bei diesem Pilotversuch werden die Funktionalität, die Praxistauglichkeit des OCR bzw. kHSGZ mit OCR und die neuen Prozesse getestet sowie die Wirtschaftlichkeit dieser Lösung geprüft. Es ist zu erwarten, dass aufgrund der Erfahrungen aus dem Pilotversuch Änderungswünsche in eine allfällige spätere Serienfertigung einfliessen werden. Im Weiteren wird entschieden, aus welchen Komponenten die Lösung inskünftig bestehen soll. Verläuft dieser Pilotversuch positiv und ist die Wirtschaftlichkeit bei einem Einsatz von OCR bzw. kHSGZ mit OCR gegeben, erfolgt daraus eine Beschaffung beim Zuschlagsempfänger im Ausmass von weiteren bis zu 1‘000 Stück OCR bzw. kHSGZ mit OCR innerhalb von 5 Jahren. Ein genereller Ersatz der bisherigen im Einsatz stehenden Handsortiergestelle (HSGZ) ist aus heutiger Sicht nicht vorgesehen.
Ebenfalls gehören zum Beschaffungsumfang die wiederkehrenden Unterhalts- und Wartungsarbeiten.
Die Post CH AG weist mit Nachdruck darauf hin, dass es sich bei den Mengenangaben um Richtmengen handelt, die den Anbietern als Angebotsgrundlage dienen sollen. Sie behält sich Anpassungen dieser Mengen ausdrücklich vor. Weiter behält sich die Post CH AG während der gesamten Vertragsdauer die Beschaffung weiterer OCR bzw. kHSGZ mit OCR beim Zuschlagsempfänger ohne neue Ausschreibung vor, die einen allfälligen Mehrbedarf abdecken. Die Post CH AG behält sich aber auch ausdrücklich vor, je nach Ergebnis des erwähnten Pilotversuchs gänzlich auf eine Beschaffung weiterer OCR bzw. kHSGZ mit OCR zu verzichten.

Die Post wird im 2017 einen Pilotversuch starten und gewisse Prozesse in der Zustellung überprüfen. Die vorliegende Ausschreibung ist ein Teilprojekt davon und wird im Rahmen der Vorbereitungen lanciert.
Damit dieses Vorhaben umgesetzt werden kann, beabsichtigt der Auftraggeber in den Zustellstellen neue Handsortiergestelle für die Zustellung einzuführen und sieht zwei mögliche Lösungen: Eine Lösung wäre, ein Handsortiergestell Zustellung mit Optical Character Recognition Leser (OCR-Leser) zu ergänzen, die andere Lösung ein Handsortiergestell Zustellung mit elektronischen Anschriften. Beide Lösungen werden grundsätzlich losgelöst voneinander separat öffentlich ausgeschrieben.

Die Post führt zwei separate Ausschreibungen für die Beschaffung von Handsortiergestellen in der Zustellung durch. Die vorliegende Ausschreibung „Konventionelles Handsortiergestell Zustellung mit OCR (kHSGZ-OCR) ist die zweite dieser beiden öffentlichen Ausschreibungen. Die erste öffentliche Ausschreibung erfolgte am 06.05.2016 ebenfalls auf simap.ch unter dem Projekttitel „Elektronisches Handsortiergestell Zustellung (eHSGZ)“.
Die Post weist die Anbieter mit Nachdruck darauf hin, dass im aktuellen Zeitpunkt nicht feststeht, ob und welches der beiden erwähnten Beschaffungsprojekte realisiert wird. Vielmehr hängt dieser Entscheid eben gerade von den Erkenntnissen und Ergebnissen aus den beiden separaten Ausschreibungen ab. Die Post behält sich aus diesen Gründen ausdrücklich vor, das vorliegende Beschaffungsverfahren entschädigungslos abzubrechen, sobald aufgrund der Erkenntnisse und Ergebnisse aus den beiden Verfahren feststeht, dass die „Variante“ konventionelles Handsortiergestell Zustellung mit OCR nicht weiterverfolgt oder generell eine andere Lösung gesucht wird. Im Wesentlichen spielen dabei für diesen Entscheid folgende Punkte eine massgebende Rolle: Kosteneinsparungen im Gesamtprozess, Steigerung der Effizienz und Qualität und somit eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Der Entscheid sollte spätestens nach Abschluss der Praxistests mit den von den bestplatzierten Anbietern herzustellenden Prototypen erfolgen.

2.6 Ort der Lieferung

Verschiedene Lieferorte in der Schweiz

2.7 Aufteilung in Lose?

Nein

2.8 Werden Varianten zugelassen?

Nein

2.9 Werden Teilangebote zugelassen?

Nein

2.10 Liefertermin

Bemerkungen: Der Beginn des Pilotversuchs mit mindestens 10 Stück kHSGZ-OCR ist am 15. Mai 2017 vorgesehen. Bei allfälligen Verzögerungen des vorliegenden Verfahrens findet die Umsetzung in jedem Fall 30 Kalendertage nach Vertragsunterzeichnung statt.

3. Bedingungen

3.1 Generelle Teilnahmebedingungen

keine

3.2 Kautionen / Sicherheiten

keine

3.3 Zahlungsbedingungen

60 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung vorausgesetzt.

3.4 Einzubeziehende Kosten

Gemäss Ausschreibungsunterlagen

3.5 Bietergemeinschaft

nicht zugelassen

3.6 Subunternehmer

Sieht der Anbieter den Beizug von Subunternehmern und/oder Unterlieferanten vor, hat er diese unter Angabe der vollständigen Daten im Angebot verbindlich anzugeben. Der Anbieter übernimmt die Gesamtverantwortung.

3.7 Eignungskriterien

aufgrund der nachstehenden Kriterien:
2.1 Nachweise
2.2 Betreibungen
2.3 Sozialversicherungsbeiträge
2.4 Akzeptanz des Sozial- und Ethikkodex
2.5 Geheimhaltungsvereinbarung
2.6 Vernichtung Testdeck-Unterlagen
2.7 Ausländische Arbeitnehmer
2.8 Single Point of Contact (Helpdesk, Kontakt)
2.9 SPOC Sprachen
2.10 Mitarbeiter Sprache
2.11 Gewährleistung
2.12 Qualitätsmanagement
2.13 Kapazität
2.14 Referenzprojekt

3.8 Geforderte Nachweise

Aufgrund der in den Unterlagen geforderten Nachweise

3.9 Zuschlagskriterien

Aufgrund der in den Unterlagen genannten Kriterien

3.10 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen

Kosten: Keine

3.11 Sprachen für Angebote

Deutsch

3.12 Gültigkeit des Angebotes

12 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote

3.13 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen

unter www.simap.ch
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch
Weitere Informationen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Gemäss Ausschreibungsunterlagen

4. Andere Informationen

4.1 Voraussetzungen für Anbieter aus Staaten, die nicht dem WTO-Beschaffungsübereinkommen angehören

keine

4.2 Geschäftsbedingungen

• Informationstechnologie - Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Analyse, Konzeption, Realisierung und Einführung von Informatik-Gesamtsystemen bzw. Individualsoftware (IT, AGB/G, Ausgabe Juni 2013)
• Informationstechnologie - Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Wartung von Hard- und die Pflege von Software (IT AGB/W, Ausgabe Juni 2013)

4.3 Begehungen

Verhandlungen bleiben vorbehalten. Verhandlungssprache ist Deutsch.

4.4 Grundsätzliche Anforderungen

Die Auftraggeberin vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten. Als Arbeitsbedingungen gelten die Gesamtarbeitsverträge und die Normalarbeitsverträge und, wo diese fehlen, die tatsächlichen orts- und berufsüblichen Arbeitsbedingungen. Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der Anbieter zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO-Kernübereinkommen) nach Anhang 2a der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB; SR 172.056.11) einzuhalten.

4.5 Sonstige Angaben

Die Anbieter können für die Ausarbeitung des Angebots keine Entschädigung beanspruchen.

Die Post CH AG beabsichtigt, vor Beginn der Vertragsverhandlungen die 3 bestplatzierten Anbieter, die aufgrund der Feinevaluation noch eine reelle Chance auf eine Zuschlagserteilung haben, mit der Fertigung je eines Prototyps zu beauftragen. Die Post weist die Anbieter daher ausdrücklich darauf hin, von Beginn weg das beste Angebot einzureichen. Bezüglich Entschädigung wird auf Ziffer 11 des Pflichtenheftes verwiesen. Der Lieferort liegt in jedem Fall innerhalb der Schweiz und wird spätestens bei Auftragserteilung den betreffenden Anbietern mitgeteilt.

Die Post CH AG behält sich vor, die Angebote zu verhandeln. Zu den abschliessenden Verhandlungen werden nur noch diejenigen Anbieter eingeladen, deren Angebote nach Ablieferung, Tests und Bewertung des Prototyps noch eine reelle Chance auf den Zuschlag haben (Stand vor Verhandlungen) und welche die Eignungskriterien gemäss Ziffer 3.7 sowie die Technischen Spezifikationen gemäss Anforderungskatalog erfüllen. Die abschliessende Auswertung und Rangierung der Angebote für die Zuschlagserteilung findet nur noch unter den verhandelten Angeboten statt. Demgemäss erhält im Rahmen der Schlussbewertung des Zuschlagskriteriums «Wirtschaftlichkeit (Preise)» dasjenige Angebot die Maximalpunktzahl, welches unter den verhandelten Angeboten nach Abschluss der Verhandlungen den tiefsten Gesamtpreis für den Leistungsgegenstand ausweist.

Die Projekt- und Verhandlungssprache ist Deutsch. Das Angebot und sämtliche wichtigen Beilagen müssen in deutscher Sprache eingereicht werden. Anbieter, welche das Angebot in einer anderen Sprache einreichen, können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden.

Die Post CH AG beabsichtigt, mit dem Zuschlagsempfänger einen Vertrag über fünf Jahre abzuschliessen, mit Option auf zweimalige Verlängerung um max. 12 Monate.

Die Anbieter werden gebeten, die Fragen zu den Anforderungen im online Evaluationstool „DecisionAdvisor“ zu beantworten. Die Beantragung eines Zugangs (Benutzername und Passwort) auf den „DecisionAdvisor" erfolgt gemäss der Anleitung, welche im simap.ch als Anhang Nr. 04 publiziert ist.

Geheimhaltungsverpflichtung:
Alle Unterlagen sind absolut vertraulich zu behandeln. Die Dokumente dürfen weder kopiert noch in irgendeiner Form an Dritte weiter gegeben werden. Falls die Dokumente zwecks Einreichung eines Angebotes zwingend Dritten vorgelegt werden müssen, so sind auch diese zur strikten Wahrung der Vertraulichkeit anzuhalten. Im Übrigen verpflichten sich der Anbieter, dessen Mitarbeiter und allfällige Subunternehmer / Unterlieferanten, über alle Informationen und Tatsachen, die ihnen im Rahmen des vorliegenden Beschaffungsverfahrens zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt sowohl während der Angebots- und allfälligen Vertragsdauer als auch nach Beendigung des entsprechenden Vertragsverhältnisses.

Verzichtet ein Unternehmen auf das Einreichen eines Angebotes oder kommt es zu keinem Vertragsabschluss, sind alle Ausschreibungsunterlagen der Post CH AG zu vernichten.

Weitere Angaben gemäss Ausschreibungsunterlagen.

4.6 Offizielles Publikationsorgan

www.simap.ch

4.7 Rechtsmittelbelehrung

Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.