Ausschreibung- Publikationsdatum Simap: 02.05.2016
1. Auftraggeber1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers- Bedarfsstelle/Vergabestelle: Bundesamt für Energie BFE, Sektion Gebäude GD
Beschaffungsstelle/Organisator: Bundesamt für Energie BFE Sektion Gebäude GD, Mühlestrasse 4,
3063
Ittigen,
Schweiz
1.2 Teilnahmeanträge sind an folgende Adresse zu schicken- Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL)
Dienst öffentliche Ausschreibungen,
zu Hdn. von
Projekt (16110) 805 Kommunikation EnergieSchweiz für Gemeinden 2017 bis 2019, Fellerstrasse 21,
3003
Bern,
Schweiz,
Fax:
+41 58 463 26 98,
E-Mail:
beschaffung.wto@bbl.admin.ch
1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen- 30.05.2016
- Bemerkungen: Falls sich beim Erstellen des Teilnahmeantrages Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.
1.4 Schlusstermin für die Einreichung der Teilnahmeanträge- Datum: 24.06.2016 Uhrzeit: 23:59, Spezifische Fristen und Formvorschriften:
Bemerkung zur Einreichung der Teilnahmeanträge: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend.
a) Bei Abgabe an der Loge des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Loge (07:30 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen. b) Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). c) Bei Übergabe des Teilnahmeantrages an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland: Ausländische Anbieter können ihr Teilnahmeantrag bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per Fax (Fax Nr. gemäss Ziff. 1.2 vorstehend) an die Auftraggeberin zu senden. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Antragseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Teilnahmeanträge können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurück gesandt.
1.6 Art des Auftraggebers- Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
1.7
Verfahrensart
-
Selektives Verfahren
1.8
Auftragsart
-
Dienstleistungsauftrag
1.9
Staatsvertragsbereich
-
Ja
2. Beschaffungsobjekt2.1 Dienstleistungskategorie CPC:-
[11] Unternehmensberatung und zugehörige Tätigkeiten
2.2 Projekttitel der Beschaffung- (16110) 805 Kommunikation EnergieSchweiz für Gemeinden 2017 bis 2019
2.3 Aktenzeichen / Projektnummer- (16110) 805
2.4 GemeinschaftsvokabularCPV: | 79342000 - Marketing |
2.5 Detaillierter Aufgabenbeschrieb- Betrieb der nationalen Kommunikation EnergieSchweiz für Gemeinden (Kommunikationsstelle-Energiestadt), welche drei Medienstellen in der Deutschschweiz, Romandie und im Tessin in der jeweiligen Landessprache beinhaltet. Diese Aufgabe wird von 3 regional ansässig und etablierten Unternehmen als Bietergemeinschaft oder von einem einzelnen Anbieter mit Niederlassungen in der Deutschschweiz, Romandie und im Tessin übernommen.
Generell soll die Kommunikation von ESfG zur Sensibilisierung der Städte und Gemeinden beitragen, Informations- und Wissensdefizite abbauen und Anreize zur Umsetzung innovativer und ambitiöser Konzepte auf kommunaler Ebene schaffen.
In Städten und Gemeinden sollen die von ESfG entwickelten Instrumente und Vorlagen aus Energiestadt sowie Tochterprogrammen bekannt gemacht und beworben werden
Die Kommunikationsstelle erbringt folgende Leistungen (Leistungspakete = LP):
- LP A: Konzeption/Planung und Organisation/Steuerung: A1: Konzeption/Planung A2: Koordination A3: Führung der nationalen Kommunikationsstelle A4: Controlling, Berichterstattung und Administration
- LP B: Dachkommunikation: B1: Betrieb der regionalen Medienstellen B2: Public Affairs B3: Publikationen (De/Fr/It) B4: Web-Auftritte (De/Fr/It B5: Social Media (De/Fr/It) B6: Newsletter (De/Fr/It) B7: Medieninventar B8: Nationale Anlässe B9: Information/Ausbildung
-LP C: Kommunikationsunterstützung für Gemeinden und Mittler: C1: Publishing (De/Fr/It) C2: Hilfsmittel für mehr Kommunikation in Energiestädten (De/Fr/It)
C3: Organisations-/Kommunikationsunterstützung für Energiestadt- und 2000-Watt-Areal- Berater bei unterschiedlichen Anlässen C4: Medienkatalog (De/Fr/It) C5: Zertifikate C6: Unterstützung Gemeinden in Social Media C7: Zusammenarbeit mit KommunikationsHOTLINEs für Energiestädte, Verteilstelle Mer-chandising/Promotionsartikel und „Energiestadt- / 2000Watt-Botschafter“
- LP D: Technischer Online-Support (ab 01.01.2018) Hosting Web, Hosting Intranet, Server-Infrastruktur, Unterhalt und Content-Pflege / Editoren-Unterstützung, Sicherheits-Updates TYPO3
2.6 Ort der Dienstleistungserbringung- Bei der Agentur des Zuschlagsempfängers sowie beim Bundesamt für Energie (BFE).
2.7 Aufteilung in Lose?-
Nein
2.8 Werden Varianten zugelassen?-
Nein
2.9
Werden Teilangebote zugelassen?
-
Nein
2.10 Ausführungstermin- Bemerkungen: Beginn: 01.01.2017
Ende: 31.12.2019 Option 01.01.2020 - 31.12.2022
3. Bedingungen3.1 Generelle Teilnahmebedingungen- keine
3.2 Kautionen / Sicherheiten- keine
3.3 Zahlungsbedingungen- 30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung vorausgesetzt. I
3.4 Einzubeziehende Kosten- Alle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF), exklusive MWST. auszuweisen. In diesen Preisen müssen sämtliche Nebenkosten (im Besonderen Spesen, Versicherungen, Sozialversicherungskosten/-beiträge etc.) inbegriffen sein.
3.5 Bietergemeinschaft- Sind zugelassen. Nimmt der Anbieter als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, muss er eine Unternehmung bezeichnen, die die Federführung (Stellvertretung, Koordination) übernimmt. Der Anbieter führt alle Beteiligten mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
3.6 Subunternehmer- Sind zugelassen. Zieht der Anbieter zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt er die Gesamtverantwortung. Er führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
3.7 Eignungskriterien- aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Teilnahmeantrag zu unterbreiten.
3.8 Geforderte Nachweise- aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Teilnahmeantrages bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf den Teilnahmeantrag eingegangen.
EK z01 Erfahrung als Full-Service-Agentur in verschiedenen Kommunikationsdisziplinen Die Full-Service-Agentur erbringt qualitativ hochstehende Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Konzeption, Ausführung und Kontrolle/Administration für die nachfolgend beschriebenen Kommunikationsleistungen. Die Agentur verfügt über Erfahrung in Projekten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Aufgabe, Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Der Anbieter ist ein erfahrener „Kommunikations-Allrounder“, d. h. kein reiner Spezialist in einer der nachfolgend genannten Kommunikationsdisziplinen (z. B. ausschliesslich auf dem Gebiet Public Affairs). Der Anbieter ist nachweislich mit unterschiedlichen Kommunikationsinstrumenten vertraut und verfügt über ein breites Know-how in verschiedenen Kommunikationsdisziplinen. Als Full-Service-Agentur erbringt er alle Leistungen in den folgenden Kommunikationsdisziplinen selbst oder in einzelnen Bereichen in Zusammenarbeit mit qualifizierten Partnern (als Bietergemeinschaft oder mit Subunternehmen): •Medienarbeit (national/regional/lokal, ggf. international) •Public Affairs •Publishing (on-/offline) •Online-Kommunikation (komplexe Web-Auftritte, Social Media) •Event-Management
EK z02 Organisation Für die Leistungserbringung garantiert der Anbieter eine schweizweite Abdeckung (nationale Kommunikationsstelle mit regional etablierten Medienstellen) mit der eigenen Organisation (Niederlassungen) oder mit qualifizierten Partnern. Der Anbieter ist in der Lage, die Kommunikationsstelle innerhalb der in Kapitel 4.8 beschriebenen Gesamtorganisation zu führen, um wirksame Kommunikationsmassnahmen zu entwickeln und effizient zu realisieren. Die Organisation des Anbieters ist effizient und zuverlässig, die Zusammenarbeit mit den gewählten Partnern/Subunternehmen ist bewährt und eingespielt. Als etabliert in der Region gilt ein Unternehmen, wenn es seit mindestens 3 Jahren durchgehend selbst in diesem Landesteil tätig ist bzw. eine Niederlassung betreibt und entsprechende Sprachkompetenzen nachweist.
EK z03 Personalressourcen Der Anbieter muss qualifizierte Schlüsselpersonen und für diese genügend Kapazitäten aufweisen, um alle Aufgaben erfüllen zu können, die mit der Führung der Kommunikationsstelle sowie der Entwicklung und Realisation der verschiedenen Kommunikationsmassnahmen verbunden sind (s. Kapitel 4). Die Leitung der nationalen Kommunikationsstelle wird durch einen erfahrenen Mitarbeiter der Full-Service-Agentur (Mitglied der Geschäftsführung oder Senior Berater) wahrgenommen. Dieser Mitarbeiter ist der Single Point of Contact für den Auftraggeber. Für das ausgeschriebene Mandat werden ausschliesslich Fachpersonen aus den jeweiligen Bereichen eingesetzt. Als Schlüsselpersonen gelten (SL): • Leiter nationale Kommunikationsstelle (SPOC) • Leiter der regionalen Medienstellen Der Anbieter nennt neben diesen Schlüsselpersonen • 1 Mitglied der Geschäftsführung des Anbieters, falls nicht identisch mit Leiter der nat. Kommunikationsstelle •Mindestens zwei weitere für die nationale Kommunikationsstelle operativ tätige Personen (MA) und deren Funktion, Qualifikation sowie Verfügbarkeit
EK 04 Sprachkompetenzen Die Full-Service-Agentur erbringt den Nachweis, dass sie bereits in allen drei Amtssprachen (De/Fr/It) professionell Kommunikationsmittel produziert hat. Die Schlüsselpersonen der nationalen Kommunikationsstelle müssen die Bereitschaft und Fähigkeit haben, kompetent in deutscher und französischer Sprache zu beraten. Sie sind in der Lage, in deutscher und französischer Sprache sowohl an Sitzungen der Kommunikationsstelle fachliche Diskussionen zu führen als auch Unterlagen in beiden Sprachen zu verstehen. Ein Basisverständnis der französischen Sprache schriftlich und mündlich wird ebenfalls von den zwei operativ tätigen Mitarbeiter erwartet. Für jeden Betreiber einer regionalen Medienstelle ist die einwandfreie Beherrschung (mündlich und schriftlich) der jeweiligen Landessprache zwingend.
EK z05 Überlassen von Nutzungs- und Urheber rechten (Copy-rights) Die Agentur überlässt die im Besitz der Agentur befindlichen Nutzungs- und Urheberrechte (Copyrights) für sämtliche im Rahmen eines allfälligen Mandats entwickelten Produkte dem BFE.
EK z06 Keine unvereinbaren Mandate Die Agentur betreut aktuell und während einer allfälligen Zusammenarbeit mit dem BFE keine Mandate, die nicht mit den Zielen des BFE vereinbar sind.
EK z07 Akzeptanz der Form des Verfahrens Akzeptanz der Form des vorgegebenen Präqualifikationsverfahrens.
EK z08 Akzeptanz folgender Dokumente: Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bundes für Dienstleistungsaufträge, Akzeptanz der AGB für Informatikdienstleistungen und Anwendung des “Reglement zur Verwendung der Marken ‚EnergieSchweiz’ durch die Projektpartner" und des bestehenden Corporate Designs von ESfG.
EK z09 Akzeptanz der Termine Bei einem allfälligen Zuschlag ist der Anbieter bereit, die Arbeiten im Hinblick auf die ausgeschriebenen Aktivitäten 2017–2019 umgehend aufzunehmen, sodass die Kommunikationslücke möglichst klein gehalten und der gesamte Auftrag termingerecht erfüllt werden kann.
EK z10 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/ finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
EK z11 Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten.
EK g01 (30 %) Überlegungen zur Aufgabe (max. 7‘000 Zeichen) Anbieter hat • die Aufgabe verstanden, • die Komplexität erfasst, • die zentralen Herausforderungen identifiziert und einen angemessenen Umgang mit diesen aufgezeigt, • eigene Gedanken beschrieben, um die in Kapitel 3 genannten Ziele von ESfG zu erreichen.
EK g02 (30%) 3 Arbeitsbeispiele Bewertet werden Arbeitsbeispiele, die folgende Anforderungen erfüllen: • Full-Service (Beratung, Konzeption, Ausführung und Kontrolle/Administration) in den unter EKz1 genannten Kommunikationsdisziplinen, • wirksame, effiziente Zusammenarbeit mit Gemeinden und Regionen, • zielgruppengerechte Kommunikation von Themen der (nationalen) Energiepolitik mit eigenen Ressourcen oder einem Netzwerk versierter Fachjournalisten Dies können dieselben Arbeitsbeispiele wie unter EKz1 sein
EK g03 (30%) Anbieterportrait • Aufmachung, Gesamteindruck der Bewerbung • Qualifikationen, Qualität der Sprachkenntnisse und Kapazitäten des Teams (Personalressourcen des eigenen Unternehmens und allfälligen Partnerunternehmen) • Leistungsspektrum vollständig mit der eigenen Organisation oder unter Einbezug von spezialisierten Partnern: Full-Service (Beratung, Konzeption, Ausführung und Kontrolle/Administration) für in Kapitel 4.2 genannte Kommunikationsinstrumente (d/f/i) • Nationale Abdeckung mit der eigenen Organisation (Niederlassungen) und/oder Partnern: Sitz der nationalen Kommunikationsstelle in der Deutschschweiz, Medienstellen für regionale Medien in der Romandie und im Tessin
EK g04 (10 %) Schreiben zur Eignung der Agentur (max. 3‘500 Zeichen) • Inhalt: Argumentation, Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft, Motivation • Stellenwert des Mandats im Agentur-Portefeuille • Stil und Tonalität (passend zu eCH)
3.9 Zuschlagskriterien-
Aufgrund der in den Unterlagen genannten Kriterien
3.10
Bedingungen für den Erhalt der Teilnahmeunterlagen
-
Kosten: Keine
3.11 Anzahl max. zugelassener Teilnehmer- 5
3.14 Sprachen für Teilnahmeanträge- Deutsch, Französisch
3.15 Gültigkeit des Angebotes- 180 Tage ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote
3.16 Bezugsquelle für Teilnahmeunterlagen zur Präqualifikation-
unter
www.simap.ch
Teilnahmeunterlagen für die Präqualifikation sind verfügbar ab: 02.05.2016 Sprache der Teilnahmeunterlagen: Deutsch Weitere Informationen zum Bezug der Teilnahmeunterlagen: Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.
4. Andere Informationen4.1 Voraussetzungen für Anbieter aus Staaten, die nicht dem WTO-Beschaffungsübereinkommen angehören- keine
4.2 Geschäftsbedingungen- Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes:
• für Dienstleistungsaufträge vom 01.März 2001, Stand Mai 2013 • für Informatikdienstleistungen vom Oktober 2010 Abrufbar unter www.bbl.admin.ch – Rubrik Dokumentation – AGB
4.3 Begehungen- Bleiben vorbehalten.
4.4 Grundsätzliche Anforderungen- Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten. Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) „Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften“ ist unterzeichnet dem Angebot beizulegen.
4.5 Sonstige Angaben- Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.
Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen, sowie die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
4.6 Offizielles Publikationsorgan- www.simap.ch
4.7 Rechtsmittelbelehrung- Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
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