Appel d'offres

Date de publication Simap: 17.02.2017

1. Pouvoir adjudicateur

1.1 Nom officiel et adresse du pouvoir adjudicateur

Service demandeur/Entité adjudicatrice: Office fédéral de la culture OFC
Service organisateur/Entité organisatrice: Office fédéral des constructions et de la logistique OFCL, Fellerstrasse 21,  3003  Berne,  Suisse,  E-mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.2 Les offres sont à envoyer à l'adresse suivante

Office fédéral des constructions et de la logistique OFCL
Service des appels d'offres,  à l'attention de Projet (17033) 306 Acquisition d’une nouvelle base de données CHOICE, Fellerstrasse 21,  3003  Berne,  Suisse,  Fax:  +41 58 463 26 98,  E-mail:  beschaffung.wto@bbl.admin.ch

1.3 Délai souhaité pour poser des questions par écrit

27.02.2017

Remarques: Remarque: 2 rondes de questions sont organisées.
Délai pour la 1ère ronde: 27.02.2017
Délai pour la 2ème ronde: 13.03.2017

Pour toutes questions concernant l’établissement de l’offre, nous vous prions de nous transmettre vos demandes de manière anonyme par l’intermédiaire du forum aux questions sous www.simap.ch.
Toutes les questions tardives ne pourront être traitées. Lorsque les réponses sont publiées sur www.simap.ch, les soumissionnaires en sont immédiatement avertis par courriel.

1.4 Délai de clôture pour le dépôt des offres

Date: 29.03.2017 Heure: 23:59, Délais spécifiques et exigences formelles:  Remarques sur le dépôt des offres: Lieu de la remise de l’offre: selon chiffre 1.2
a)
Pour remise à la réception des marchandises de l’OFCL (par le soumissionnaire lui-même ou par coursier): l’offre doit être remise au plus tard à la date de clôture indiquée ci-dessus, pendant les heures d’ouverture de la réception des marchandises (08.00h-12.00h et 13.00h-16.00h) contre accusé de réception de l’OFCL.
b)
Remise par voie postale: le sceau postal ou le justificatif avec code à barres d’un office de poste suisse ou étranger reconnu officiellement est déterminant pour la date de remise (l’affranchissement par une machine d’entreprise n’est pas reconnu comme sceau postal).
c)
Remise de l’offre à une représentation diplomatique ou consulaire suisse à l’étranger: les soumissionnaires étrangers peuvent remettre leur offre au plus tard à la date de remise ci-dessus à une représentation diplomatique ou consulaire de la Suisse dans leur pays, pendant les heures d’ouverture, contre une confirmation de réception. Ils ont l’obligation d’envoyer cette confirmation par fax (no. fax selon chiffre 1.2) au pouvoir adjudicateur.
Le soumissionnaire doit s’assurer dans tous les cas qu’il dispose de la preuve de remise de l’offre dans les délais.
Les offres remises en retard ne peuvent plus être prises en considération et seront renvoyées à l’expéditeur.

1.5 Date de l’ouverture des offres:

05.04.2017, Remarques:  L'ouverture des offres et le procès-verbal relatif à cette dernière ne sont pas publics.

1.6 Genre de pouvoir adjudicateur

Confédération (Administration fédérale centrale)

1.7 Mode de procédure choisi

Procédure ouverte

1.8 Genre de marché

Marché de services

1.9 Marchés soumis aux accords internationaux

Oui

2. Objet du marché

2.1 Catégorie de services CPC:

[7] Traitement des données et activités apparentées

2.2 Titre du projet du marché

(17033) 306 Acquisition d’une nouvelle base de données CHOICE

2.3 Référence / numéro de projet

(17033) 306

2.4 Marché divisé en lots?

Non

2.5 Vocabulaire commun des marchés publics

CPV:	48000000 - Logiciels et systèmes d'information,
	48311100 - Système de gestion de documents,
	48400000 - Logiciels de transactions commerciales et de transactions personnelles,
	48445000 - Logiciels de gestion de la relation clientèle,
	48613000 - Gestion électronique de données (GED),
	48614000 - Système de saisie de données,
	72260000 - Services relatifs aux logiciels

2.6 Objet et étendue du marché

Le mandat légal de la section Patrimoine culturel et monuments historiques (PCMH) de l’Office fédéral de la culture (OFC) consiste à soutenir les services cantonaux responsables du patrimoine culturel et des monuments historiques au niveau financier (subventions) et technique (expertises).

Le logiciel de gestion commerciale CHOICE, développé en 2003/2004 pour la section PCMH, est mis en œuvre pour réaliser la plupart des tâches techniques qui y sont liées. Cette application désormais en fin de vie n’est plus tout à fait conforme aux besoins et doit être remplacée ou subir une migration accompagnée d’une mise à niveau (de MS NAV 2009 à MS NAV 2016 ou plus ré-cent). Dans le sillage de cet achat de remplacement, l’application ainsi que les processus associés seront optimisés et tournés vers l’avenir.

L’objet du présent appel d’offres concerne aussi bien le développement et la mise en place d’une nouvelle solution informatique (en étroite collaboration avec le client, afin de tirer pleinement parti du potentiel d’optimisation de solutions existantes), que l’entretien, le support, la maintenance et le perfectionnement de celle-ci pour une durée maximale de 12 ans.

L’application sera mise en œuvre avant tout pour le traitement de demandes...
...relatives à une aide financière destinée à un projet ou à une mesure portant sur un objet
...relative à une expertise portant sur un objet ou sur un projet
...relatives à l’autorisation d’une modification effectuée sur un objet placé sous la protection de la Confédération.

Les demandes sont soumises à l’OFC sous diverses formes par des organes externes (cantons, institutions, entreprises et particuliers). Une fois les de-mandes saisies dans le système et examinées, l’OFC déclenche les mesures correspondantes (décision, mandat pour expertise, autorisation / refus, etc.). L’accès direct à l’application de la part des organes externes ne doit être mis en œuvre qu’avec l’option 1.

Par ailleurs, l’application gère des struc-tures de crédits et des facturations complexes ainsi que les taux d’utilisation correspondants.

Dans la documentation de l’appel d’offres, les exigences sont essentiellement décrites comme des « Use-Stories », afin de garantir la plus grande marge de manœuvre possible pour des solutions optimales tournant sur des produits standards existants. Comme l’appel d’offres est conçu de façon relativement ouverte, le service requérant a prévu deux séries de questions (des questions complémentaires pourront ainsi être posées en fonction des réponses aux questions précédentes) afin de garantir que l’objet du marché puisse être défini le plus précisément possible pour les prestataires, sans limitations superflues.

2.7 Lieu de la fourniture du service

La saisie des prestations du contrat d‘entreprise s’effectue sur le site et le point de livraison de l’OFIT à Zollikofen.
La prestation de service s’effectue sur les sites de l’OFC dans la région de Berne ou dans les locaux de l’adjudicataire selon les directives de l’OFIT.

2.8 Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique

136 mois depuis la signature du contrat

Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: Non

2.9 Options

Oui

Description des options : La durée du contrat indiquée au chiffre 2.8 recouvre la durée du mandat de base et la durée en option: 64 mois après la signature pour le marché de base, 72 mois pour les options.

Option 1: fonction de «portail»
Une fonction de portail lié au service eIAM sera implémentée, afin de garantir aux utilisateurs externes l’accès à l’application pour saisir les demandes et enregistrer les rapports annuels, y compris le dossier, les factures et la présentation des opérations correspondantes.

Option 2: interface avec GEVER
A des fins d’archivage, les documents nécessaires au déroulement de l’opération doivent être transmis de l’application à GEVER par le biais du service web FADA (service de classement des documents des applications professionnelles) au plus tard après la conclusion de l’opération. A cet effet, une interface correspondante sera implémentée.

Option 3: poursuite du développement
Dans le cadre de l’utilisation de l’application, des adaptations de l’application pourraient être rendues nécessaires suite à la modification de conditions cadres, légales ou d’autre nature. Ces adaptations sont spécifiées, mises en œuvre et introduites avec le prestataire sous la forme de modifications. Ce paquet de prestations contient des développements qui ne peuvent pas encore être définis précisément pour l’instant.

Option 4: adaptation de l’application
Si un office fédéral émet le besoin de se procurer une application similaire à celle décrite dans cet appel d’offres, cet office aura la possibilité d’adapter à ses besoins cette application. Cette adaptation peut avoir lieu dans le cadre d'un mandant ou sous la forme d’une nouvelle installation pour le service requérant.

Option 5: option de prolongation de la licence, entretien et support de l’application.

Option 6: option de prolongation de la licence, entretien et support du portail (selon Option 1)
Octroi des licences nécessaires et garantie de l’entretien du logiciel et du support par analogie avec Option 1 à partir du 1.1.2023.

2.10 Critères d'adjudication

CDA01.1 Degré de standardisation des „User-Stories":  Pondération 1000 points 
CDA01.2 Exigences générales:  Pondération 3500 points 
CDA01.3 Réduction des coûts récurrents:  Pondération 500 points 
CDA2 Prix et frais:  Pondération 3000 points 
CDA3 présentation de la solution:  Pondération 2000 points 
Les descriptions détaillées des critères d'adjudication se trouvent dans le cahier des charges au chapitre 6. 

2.11 Des variantes sont-elles admises?

Oui

Remarques: Les variantes doivent être désignées expressément comme telles et soumises parallèlement à l’offre de base. Le prestataire doit impérativement justifier par écrit les avantages et les similarités des variantes quant à la réalisation des objectifs, faute de quoi ces variantes ne pourront pas être prises en compte.

2.12 Des offres partielles sont-elles admises?

Non

2.13 Délai d'exécution

Début 01.09.2017 et fin 31.12.2028

Remarques: Mandat de base 01.09.2017 - 31.12.2022, option 01.03.2018 - 31.12.2028

3. Conditions

3.1 Conditions générales de participation

aucune

3.2 Cautions/garanties

aucune

3.3 Conditions de paiement

Le montant net de la facture électronique établie en bonne et due forme, en francs suisses et augmenté de la TVAS, est payé dank un délai de 60 jours à compter de la réception de la facture.
Vous trouvez de plus amples informations concernant la facturation électronique sur le site Internet suivant:
http://www.e-rechnung.admin.ch/f/index.php

Le projet de contrat (annexe 6) régit les modalités de facturation.

3.4 Coûts à inclure dans le prix offert

Tous les prix doivent être indiqués en francs suisses, hors TVA. Les prix hors TVA incluent en particulier les assurances, les frais, les cotisations sociales, les transports et les droits de douane, etc.

3.5 Communauté de soumissionnaires

Pas admises

3.6 Sous-traitance

Est admise. Si le soumissionnaire fait appel à des sous-traitants pour l'exécution des prestations, il assume la responsabilité générale du projet. Il indique les noms et les rôles de tous ses sous-traitants.

3.7 Critères d'aptitude

conformément aux critères suivants:
Toutes les entreprises disposant des compétences économiques et techniques suffisantes et pouvant apporter les justificatifs requis selon chiffre 3.8 sont appelées à déposer une offre en CHF.

3.8 Justificatifs requis

Conformément aux justificatifs suivants:
Les preuves de qualification énumérées ci-après doivent être fournies dans leur intégralité et sans restriction, ni modification en même temps que l’offre, car autrement il ne sera pas entré en matière sur cette dernière.

CA 01
Capacité économique / financière
Le prestataire dispose de la capacité économique / financière suffisante pour pouvoir exécuter le mandat.
Justificatifs : extrait du registre du commerce et extrait de l’office des poursuites ne datant pas de plus de 3 mois (original ou copie). Pour les prestataires étrangers, document officiel récent comparable émis par le pays correspondant (original ou copie).
Cette preuve d’aptitude doit être soumise uniquement sur demande de l’adjudicateur après le dépôt de l’offre et avant l’adjudication.
Dans le cas d’une offre impliquant des sous-traitants, les justificatifs doivent être apportés pour toutes les entreprises participantes.

CA 02
Expérience
Le prestataire de la solution logicielle dispose d’une expérience suffisante sur des projets de nature, d’étendue et de complexité comparables au présent mandat (introduction y compris configuration / programmation partielle d’une application pour le traitement de demandes / requêtes similaires à celles décrites dans le présent appel d’offres, y compris maintenance auprès de l’administration fédérale, de grandes entreprises ou d’une autre institution de droit public de taille similaire). Il atteste de cette expérience par le biais de deux mandats de référence, achevés entièrement et avec succès au plus tôt en 2012 et ayant duré au minimum 3 ans.

CA 03
Contrôle de sécurité relatif aux personnes
Le soumissionnaire garantit qu'il communiquera à l'adjudicateur, à première demande, les noms des personnes prévues pour l'exécution des prestations et que, après la conclusion du marché, ces personnes se soumettront à un contrôle de sécurité au sens de l'ordonnance sur les contrôles de sécurité relatifs aux personnes (OCSP; RS 120.4). Pour plus de renseignements, voir le site www.aios.ch.

CA 04
SPOC
Preuve que le prestataire dispose d’une personne de contact (SPOC) responsable en cas d’aggravation de problèmes. Veuillez indiquer à cet effet les nom, prénom, coordonnées et désignation de fonction du SPOC ainsi que de son suppléant.

CA 05
Connaissances linguistiques des per-sonnes clés
Le prestataire est prêt à faire intervenir des personnes clés communiquant oralement et par écrit en allemand (niveau C1 minimum selon le Cadre européen commun de référence pour les langues) et pouvant rédiger la documentation / les résultats du projet en allemand. Par ailleurs, le chef de projet ou un membre de l’équipe de projet doit pouvoir communiquer oralement et par écrit en français (niveau B1 minimum selon le Cadre européen commun de référence pour les langues), et, si besoin, pouvoir garantir une communication correcte sur place auprès du service requérant.
A titre de preuve, il est nécessaire de décrire la manière dont ce critère est rempli; si les personnes clés indiquées ne sont de langue maternelle ni alle-mande ni française, les certificats correspondants devront être joints en annexe ; sinon, il sera nécessaire de prouver de manière univoque dans quelle mesure les niveaux linguistiques sont atteints (par ex. en attestant de l’expérience professionnelle correspondante dans le secteur informatique dans la zone linguistique en question).

CA 06
Remplacement
Le soumissionnaire est disposé à remplacer les collaborateurs qu'il met à disposition si des raisons importantes l'exigent.
L’adjudicateur évalue les prestations et l'engagement des personnes mises à disposition par le soumissionnaire. Si celles-ci ne satisfont pas aux exigences indiquées dans le cahier des charges et les annexes, le soumissionnaire est tenu de prendre position. L’adjudicateur décide ensuite s'il va l'obliger à remplacer dans les 14 jours les personnes concernées par du personnel remplissant les exigences.
Durant l’exécution du mandat, il peut se produire d’autres faits constituant de justes motifs de remplacement du personnel (résultat négatif du contrôle de sécurité relatif aux personnes effectué par la Confédération, résiliation de contrat, congé de longue durée, accident, maladie, etc.). Dans tous les cas, le soumissionnaire est tenu de remplacer le collaborateur concerné par une personne possédant des qualifications équivalentes. L'engagement dans d'autres projets du mandataire n'est pas considéré comme un juste motif.

CA 07
a) Respect des principes de la procédure
Le soumissionnaire confirme que lui et ses sous-traitants respectent les principes mentionnés dans le formulaire «Déclaration du soumissionnaire» de la Conférence des achats de la Confédération (CA).
b) Justificatif supplémentaire concernant le respect de l'égalité salariale entre femmes et hommes
Les soumissionnaires qui emploient plus de 50 personnes et leurs sous-traitants de premier niveau qui emploient plus de 50 personnes doivent justifier du respect de l'égalité salariale entre femmes et hommes non seulement en signant le formulaire «Déclaration du soumissionnaire», mais également en prouvant que leurs pratiques salariales ont été vérifiées.
Justificatif :
a) Apposition d'une signature juridiquement valable sur le formulaire «Déclaration du soumissionnaire» de la CA (annexe 1).
b) Preuve que le respect de l'égalité salariale entre femmes et hommes a été vérifié au moyen de l'outil d'autocontrôle Logib
(https://www.ebg.admin.ch/ebg/fr/home/prestations/outil-d-autocontrole--logib.html) ou d'une analyse des salaires effectuée par des tiers ou qu'il a été contrôlé par un organe étatique. Cette preuve ne doit être fournie que sur demande de l'adjudicateur, dans un délai de 10 jours calendaires à compter de cette dernière, après la remise de l'offre et avant l'adjudication du marché.

CA 08
Acceptation des conditions générales (CG) de la Confédération pour
- l'acquisition et la maintenance de logiciels standard (édition d'octobre 2010)
- les contrats d'entreprise dans le domaine informatique et pour la maintenance de logiciels individuels (édition d'octobre 2010)
- les services informatiques (édition d'octobre 2010)
Les soumissionnaires qui y apportent d'autres modifications sont exclus de la procédure.

CA 09
Acceptation du projet de contrat
Le soumissionnaire est disposé à accepter sans réserve et dans son intégralité le projet de contrat figurant à l'annexe 6 du présent cahier des charges.

3.9 Conditions à l'obtention du dossier d'appel d'offres

Prix: aucun

3.10 Langues

Langues acceptées pour les offres: Allemand, Français

3.11 Validité de l'offre

180 Jours à partir de la date limite d'envoi

3.12 Obtention du dossier d´appel d´offres

sous www.simap.ch
Dossier disponible à partir du: 17.02.2017
Langues du dossier d´appel d´offres: Allemand
Autres informations pour l'obtention du dossier d'appel d'offres: Vous avez la possibilité de télécharger les documents depuis la plateforme électronique www.simap.ch sous la rubrique «Marchés publics, Appels d’offres Confédération». Dans ce cas vous devez vous enregistrer sous le projet. Ensuite vous recevrez par courriel votre mot de passe vous permettant de télécharger les documents désirés. Pour toutes questions il y a un «forum aux questions» à votre disposition.

4. Autres informations

4.1 Conditions pour les soumissionnaires provenant d'États non membres de l'Accord sur les marchés publics de l'OMC

aucune

4.2 Conditions générales

Exécution selon les Conditions générales (CG) de la Confédération pour:
- l'acquisition et la maintenance de logiciels standard (édition d'octobre 2010)
- les contrats d'entreprise dans le domaine informatique et pour la maintenance de logiciels individuels (édition d'octobre 2010)
- les services informatiques (édition d'octobre 2010)
Celles-ci peuvent être consultées sous www.bbl.admin.ch – rubrique Documentation – CG

4.3 Visite des lieux

Sont réservées. L'adjudicateur n'engage pas de négociations sur les prix. Les soumissionnaires ne peuvent modifier les prix indiqués dans leur offre que dans des circonstances particulières (par exemple lorsque les exigences doivent être clarifiées ou précisées) et lorsque l'adjudicateur les y autorise explicitement dans son invitation à participer à des négociations.

4.4 Exigences fondamentales

L'adjudicateur adjuge des marchés publics pour des prestations en Suisse uniquement à des soumissionnaires qui garantissent le respect des dispositions sur la protection du travail et des conditions de travail ainsi que l'égalité salariale entre femmes et hommes.
Si la prestation est exécutée à l'étranger, le soumissionnaire respecte au moins les conventions fondamentales de l'Organisation internationale du travail mentionnées à l'annexe 2a de l'OMP.
Le formulaire de la Conférence des achats de la Confédération (CA) intitulé «Déclaration du soumissionnaire concernant le respect des normes sociales minimales» doit être signé et joint à l'offre.

4.6 Autres indications

L'acquisition se fera sous réserve de l'état d'avancement du projet et de la disponibilité des crédits.

L'adjudicateur se réserve le droit de se faire fournir les prestations adjugées en faveur d'autres services demandeurs de l'administration fédérale et d'accepter, de refuser totalement ou partiellement les prestations fournies en tant qu'options.

4.7 Organe de publication officiel

www.simap.ch

4.8 Indication des voies de recours

Conformément à l’art. 30 LMP, la présente publication peut être attaquée, dans un délai de 20 jours à compter de sa notification, auprès du Tribunal administratif fédéral, case postale, 9023 St. Gall. Le mémoire de recours, à présenter en deux exemplaires, indiquera les conclusions, motifs et moyens de preuve et portera la signature de la partie recourante ou de son mandataire; y seront jointes une copie de la présente publication et les pièces invoquées comme moyens de preuve, lorsqu’elles sont disponibles.