Onlinehilfe

Alle Unterlagen, die Sie beim Bedienen der Beschaffungsplattform simap.ch unterstützen.

Wie registriere ich mich als Mitarbeiter einer Firma?

• Erstellen Sie ein persönliches Benutzerprofil. Anleitung
• Loggen Sie sich ein.
• Klicken Sie im Benutzermenu oben rechts auf «Organisation anfragen oder erstellen».
• Suchen Sie Ihre Firma und klicken Sie auf «Mitarbeit anfragen».
• Erscheint Ihre Firma nicht, so erfassen Sie sie mit Klick auf «Neuen Anbieter erstellen». In diesem Fall erhalten Sie die Rolle «Administrator» Ihrer Firma.

Erklärvideo Registration

Wie registriere ich mich als Mitarbeiter einer mandatierten Firma bei einer Beschaffungsstelle?

• Erstellen Sie ein persönliches Benutzerprofil. Anleitung
• Loggen Sie sich ein.
• Klicken Sie im Benutzermenu oben rechts auf «Organisation anfragen oder erstellen».
• Suchen Sie die Beschaffungsstelle, für welche Sie im Mandat eine Ausschreibung erstellen/begleiten und klicken Sie auf «Mitarbeit anfragen».
• Die Beschaffungsstelle prüft Ihre Anfrage und erteilt Ihnen die Rolle «Projektmitarbeiter», mit welcher Sie lediglich auf dasjenige Projekt Zugang erhalten, zu welchem Sie mandatiert sind.

Erklärvideo Benutzerverwaltung

Wie erstelle ich als Mitarbeiter einer mandatierten Firma eine neue Beschaffungsstelle (die Firma «Architekten XY» veröffentlicht für die Gemeinde «Gemeinde A» eine Ausschreibung)?

• Erstellen Sie ein persönliches Benutzerprofil. Anleitung
• Loggen Sie sich ein.
• Klicken Sie im Benutzermenu oben rechts auf «Organisation anfragen oder erstellen».
• Wählen Sie unter «Art der Organisation» den Bereich «Beschaffungsstelle» und navigieren Sie zur korrekten Stelle in der Baumstruktur.
• Klicken Sie zuunterst auf «Neue Beschaffungsstelle erstellen» und erfassen Sie den Namen wie folgt: «Gemeinde A (Architekten XY)». Bei «Organisation im Auftrag einer Beschaffungsstelle» wählen Sie «Ja».
• Sobald die Beschaffungsstelle vom zuständigen Kompetenzzentrum bewilligt wurde, können Sie die Ausschreibung im Namen der Beschaffungsstelle erfassen. Sie haben Einsicht in alle Projekte dieser Beschaffungsstelle.

Wie erhalte ich Zugang zu Unterlagen einer Ausschreibung?

• Loggen Sie sich mit Ihrem persönlichen Benutzerkonto ein.
• Wählen Sie im Menu links auf der Startseite (grauer Bereich) die passende Rolle aus. Dies setzt voraus, dass Sie sich bereits als Mitarbeiter Ihrer Firma registriert haben (siehe Frage 1).
• Suchen Sie die gewünschte Ausschreibung und navigieren Sie auf die Detailansicht.
• Klicken Sie auf den Button «Interesse bekunden».
• Unter dem Tab «Unterlagen» sehen Sie nun die Dokumente zum Download.

Wie kann ich mein Angebot online einreichen?

• Loggen Sie sich mit Ihrem persönlichen Benutzerkonto ein.
• Wählen Sie im Menu links auf der Startseite (grauer Bereich) die passende Rolle aus. Dies setzt voraus, dass Sie sich bereits als Mitarbeiter Ihrer Firma registriert haben (siehe Frage 1).
• Suchen Sie die gewünschte Ausschreibung und navigieren Sie auf die Detailansicht.
• Klicken Sie auf den Button «Interesse bekunden».
• Unter dem Tab «Einreichungen» können Sie Ihr Angebot hochladen.

Erklärvideo Online-Angebotseinreichung

Wie wird die elektronische Signatur in meiner Offerte geprüft?
Dafür wird der Signaturvalidator des Bundes (validator.admin.ch) verwendet. Er überprüft automatisch jede von Anbietern hochgeladene PDF-Datei im Rahmen der Online-Einreichung darauf, ob eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorhanden und gültig ist gemäss den Vorgaben des ZertES (SR 943.03). Nach erfolgter Prüfung wird der Prüfbericht angezeigt.
Wichtig: simap.ch blockiert keine Dateien ohne QES. Ob eine QES gefordert ist, ergibt sich aus den Ausschreibungsunterlagen der Beschaffungsstelle.

Wie werden die Fragen im Frage-Antwort-Forum dargestellt?
Nur der Fragesteller sowie die Beschaffungsstelle sehen unter «Erstellt von» den Firmennamen. Den anderen Teilnehmern am Frage-Antwort-Forum wird lediglich «anonym» angezeigt. Beim Stellen der Frage muss darauf geachtet werden, dass im Text kein Rückschluss auf den Fragesteller gemacht werden kann.
Erklärvideo Fragerunde

Kann man ein Abo für Benachrichtigungen einrichten?
Ja. Dazu muss man angemeldet sein. Nach dem Absetzen einer Suche klickt man auf den Button «Suchabo speichern» (rechts über dem Suchfeld). Unter dem Benutzermenu hat man die Übersicht über alle eingerichteten Abos. Pro Profil können maximal 10 Abos gespeichert werden.
Erklärvideo Suche

Ist es möglich, eine Schnittstelle zu simap.ch aufzubauen?
Ja, es gibt eine API-Schnittstelle.
Die Dokumentation befindet sich hier: https://simap.ch/api-doc.
Antrag auf API Client für simap.ch (Produktiv- und Testumgebung).

Wie registriere ich mich als Mitarbeiter bei einer Beschaffungsstelle?

• Erstellen Sie ein persönliches Benutzerprofil. Anleitung
• Loggen Sie sich ein.
• Klicken Sie im Benutzermenu oben rechts auf «Organisation anfragen oder erstellen».
• Suchen Sie Ihre Organisation/Beschaffungsstelle und klicken Sie auf «Mitarbeit anfragen». Der zuständige Administrator prüft Ihre Anfrage.
• Erscheint Ihre Organisation/Beschaffungsstelle nicht, so erfassen Sie sie mit Klick auf «Neue Beschaffungsstelle erstellen» am korrekten Ort in der Baumstruktur. Das zuständige Kompetenzzentrum prüft die Freigabe der neu erstellten Beschaffungsstelle.

Erklärvideo Registration
Erklärvideo Benutzerverwaltung

Sehen alle Mitarbeiter einer Beschaffungsstelle alle Projekte der Beschaffungsstelle?
Mit der Rolle «Mitarbeiter» sieht man alle Projekte der eigenen Beschaffungsstelle. Innerhalb der Projekte kann man über «von mir erstellt» filtern.
Mit der Rolle «Projektmitarbeiter» kann man z.B. externen Mitarbeitenden auf lediglich dasjenige Projekt Zugang erteilen, zu welchem diese mandatiert sind.
Erklärvideo Benutzerverwaltung

Kann man als Mitarbeiter die laufenden Projekte von anderen Mitarbeitern der Beschaffungsstelle bearbeiten?
Mit der Rolle «Mitarbeiter» kann man alle Projekte der eigenen Beschaffungsstelle bearbeiten.
Mit der Rolle «Projektmitarbeiter» kann man lediglich dasjenige Projekt bearbeiten, für welches man diese Rolle hat.

Können Anbieter durch die Beschaffungsstelle zu einem Beschaffungsprojekt hinzugefügt werden, um einen Zuschlag erteilen zu können?
Ja, wenn diese als Anbieter auf simap.ch registriert sind.

Wie können hochgeladene Dokumente aus einem noch nicht veröffentlichten Projekt gelöscht werden?
Unterlagen können in der Rubrik "Publikationen" unter "Unterlagen" über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden.

Kann man Fragen, welche z.B. per Mail eingegangen sind, im Frage-Antwort-Forum erfassen?
Die Fragen können über die Funktion «Eine Frage stellen» im Forum einzeln erfasst werden, auch nach Ablauf der Frist.

Wann wird die Frist für die Frageeinreichung der zweiten Phase im selektiven Verfahren bekanntgegeben?
Die Frist wird zum Zeitpunkt der Teilnehmerauswahl über die Einladung zur Angebotseinreichung definiert und bekanntgegeben. Dies betrifft nur die zur Angebotsabgabe zugelassene Anbieter.
Erklärvideo Selektives Verfahren

Ist es möglich, mehreren Benutzern die Rolle «Administrator» zu erteilen?
Die Rolle des Administrators kann mehreren Personen zugewiesen werden. Es ist sogar ratsam, mindestens einen zusätzlichen Administrator zu ernennen, der als Stellvertreter fungiert.

Wann werden die verschiedenen automatischen Benachrichtigungen verschickt?
An die Beschaffungsstellen

• Neue Fragen im Frage-Antwort-Forum, die in den letzten 24 Stunden noch nicht beantwortet wurden: täglich um 17:00 Uhr

An die Anbieter

• Neue Antworten im Frage-Antwort-Forum: täglich um 17:00 Uhr
• Änderungen an den Unterlagen: täglich um 17:00 Uhr
• Benachrichtigung über das bevorstehende Ablaufdatum der digitalen Einreichung über simap.ch: 24 Stunden vor Ablauf der Einreichungsfrist