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Tous les documents qui vous aideront à utiliser la plate-forme d’achat simap.ch.

Comment s’enregistrer en tant que collaborateur d’une entreprise?

• Créez un profil d’utilisateur personnel. Note explicative
• Ouvrez une session.
• Dans le menu utilisateur, cliquez sur «Demande à organisation, ou création» en haut à droite.
• Cherchez votre entreprise et cliquez sur «Demander coopération».
• Si votre entreprise n’apparaît pas, saisissez-la en cliquant sur «Créer un nouveau soumissionnaire». Vous recevez alors automatiquement la fonction d’«administrateur» pour votre entreprise.

 Vidéo explicative Inscription
 
 
Comment s’enregistrer en tant que collaborateur d’une entreprise mandatée par un service d’achat?

• Créez un profil d’utilisateur personnel. Note explicative
• Ouvrez une session.
• Dans le menu utilisateur, cliquez sur «Demande à organisation, ou création» en haut à droite.
• Cherchez le service d’achat pour lequel vous rédigez/encadrez un appel d’offres sur mandat et cliquez sur «Demander coopération».
• Le service d’achat vérifie votre demande et vous attribue le rôle «Collaborateur de projet», ce qui vous permet d’accéder au projet pour lequel vous avez été mandaté – et seulement à celui-ci.

 Vidéo explicative Gestion des utilisateurs
 
 
Comment créer un nouveau service d’achat en tant que collaborateur d’une entreprise mandatée? (la société «Architectes XY» publie un appel d’offres pour la «Commune A»)

• Créez un profil d’utilisateur personnel. Note explicative
• Ouvrez une session.
• Dans le menu utilisateur, cliquez sur «Demande à organisation, ou création» en haut à droite.
• Sous «Type d’organisation», cliquez sur «Service d’achat» et allez jusqu’au bon endroit dans l’arborescence.
• Tout en bas, cliquez sur «Créer un nouveau service d’achat» et entrez le nom comme suit: «Commune A (Architectes XY)». Cliquez sur «Oui» pour «Organisation sur mandat d’un service d’achat».
• Dès que le service d’achat est approuvé par le centre de compétence en charge, vous pouvez saisir l’appel d’offres au nom du service d’achat. Vous avez accès à tous les projets du service d’achat concerné.

  
Comment accéder aux documents d’un appel d’offres?

• Ouvrez une session à partir de votre compte d’utilisateur personnel.
• Dans le menu à gauche à la page d’accueil (sur fond gris), sélectionnez le rôle approprié. Cela présuppose votre enregistrement préalable en tant que collaborateur de l’entreprise (voir question 1).
• Recherchez l’appel d’offres voulu et allez à la vue détaillée.
• Cliquez sur le bouton «Manifester de l’intérêt».
• Sous l’onglet «Documents», vous voyez alors les documents pouvant être téléchargés.

  
Comment soumettre mon offre en ligne?

• Ouvrez une session à partir de votre compte d’utilisateur personnel.
• Dans le menu à gauche à la page d’accueil (sur fond gris), sélectionnez le rôle approprié. Cela présuppose votre enregistrement préalable en tant que collaborateur de l’entreprise (voir question 1).
• Recherchez l’appel d’offres voulu et allez à la vue détaillée.
• Cliquez sur le bouton «Manifester de l’intérêt».
• Vous pouvez téléverser votre offre sous l’onglet «Soumissions».

Vidéo explicative Soumission d'offres en ligne
 
 
Comment la signature électronique dans mon offre est-elle vérifiée?
Le système utilise le validateur de signature de la Confédération (validator.admin.ch). Celui-ci vérifie automatiquement chaque fichier PDF téléversé par un soumissionnaire lors d’une soumission en ligne, afin d’établir s’il est muni d’une signature électronique qualifiée (SEQ) selon la SCSE (RS 943.03). Le rapport de vérification s’affiche au terme de l’analyse.
À noter: simap.ch ne bloque pas les fichiers qui ne comportent pas de SEQ. L’obligation de SEQ dépend de la prescription de forme figurant dans les documents d’appel d’offres du service d’achat.
 
 
Comment les questions sont-elles présentées dans le forum questions et réponses?
Le nom de l’entreprise apparaît uniquement pour l’auteur de la question et le service d’achat. Pour tous les autres participants, le champ «Créé par» indique «anonyme». La question doit être formulée de manière à ne pas permettre d’en déduire son auteur.
Vidéo explicative Session de questions-réponses
 
 
Peut-on créer un abonnement pour les notifications?
Oui. Après avoir ouvert une session et défini une recherche, cliquez sur le bouton «Enregistrer l’abonnement de recherche» (à droite au-dessus du champ de recherche). La liste des abonnements créés apparaît dans le compte d’utilisateur. Chaque profil peut en avoir dix au maximum.
Vidéo explicative Recherche
 
 
Peut-on toujours mettre en place une interface avec simap.ch?
Oui. Il existe pour cela une interface API. Vous trouverez la documentation sous https://simap.ch/api-doc
Demande de client API pour simap.ch (environnement de production et de test)

Comment faut-il s'enregistrer comme collaborateur d'un service d'achat?
Avant toute chose, il faut avoir un profil d'utilisateur enregistré et confirmé. Après le login, allez dans le menu utilisateur (bouton en haut à droite avec vos initiales) et cherchez le service d'achat voulu dans l'arborescence sous «Demande à organisation, ou création». Cliquez ensuite sur «Demander coopération». La validation est effectuée par les administrateurs du service d'achat qui reçoit la demande.

Est-ce que tous les collaborateurs d'un service d'achat voient tous les projets de celui-ci?
Oui, tous les collaborateurs d'un service d'achat voient tous les projets de leur service. À l'intérieur des projets, on peut les filtrer avec «Créé par moi».

Peut-on, en tant que collaborateur d'un service d'achat , travailler sur les projets en cours de ses collègues?
Oui, tous les collaborateurs d'un service d'achat peuvent traiter tous les projets de leur service.

Un service d'achat peut-il ajouter des soumissionnaires à un projet de marché en vue d'une adjudication?
Oui, pour autant qu'ils soient enregistrés comme soumissionnaires sur simap.ch.

Comment peut-on supprimer des documents téléversés d'un projet qui n'a pas encore été publié?
Allez sous la rubrique "Publications" sous "Documents" et cliquez sur le symbole de la corbeille.

Peut-on reprendre dans la FAQ des questions reçues par courriel, par exemple?
Oui. La fonction «Poser une question» du forum permet d'en saisir individuellement jusqu'à la date limite pour leur soumission. Une fois ce délai passé, les questions et les réponses peuvent être mises à disposition via un téléversement de documents.

Quand le délai de soumission de questions dans la seconde phase de la procédure sélective est-il annoncé?
Le délai est défini et annoncé lors du choix des soumissionnaires, dans l'invitation à soumettre une offre. Il ne vaut que pour les entreprises admises à soumissionner.

Peut-on attribuer le rôle d’administrateur à plusieurs utilisateurs?
Oui, le rôle d’administrateur peut être attribué à plusieurs personnes. Il est même conseillé de nommer au moins un administrateur supplémentaire, à titre de suppléant.
 
 
Quand les différentes notifications automatiques sont-elles envoyées?
Aux services d’achat

• Nouvelles questions dans le forum questions et réponses restées sans réponse pendant 24 heures: chaque jour, à 17h00

Aux soumissionnaires

• Nouvelles réponses dans le forum questions et réponses: chaque jour, à 17h00
• Modifications des documents: chaque jour, à 17h00
• Notification de la date d’échéance imminente pour la soumission en ligne via simap.ch: 24 heures avant l’expiration du délai de soumission